# Mini-Workflow

Folgende Beispiele sollen zeigen, wie der sogenannte 'Mini-Workflow' im Belegupload genutzt werden kann.

<p class="callout warning">**Achtung!** Die **Berechtigungen sind abhängig** von der Konfiguration durch den **Steuerberater.** Bei Fragen bitte direkt an den Steuerberater wenden.</p>

### Beispiel 1: Hochladen und Freigabe durch einen Benutzer

- *Anna Schmidt – Berechtigung: Beleguploader und Belegfreigeber (Klient)*

1. **Anna Schmidt** lädt ihre Rechnungen hoch, indem sie die Aktion 'Hochladen' auswählt und die Dateien ins Pop-Up-Fenster zieht. Die hochgeladenen Rechnungen befinden sich zunächst im Status **'Gesperrt'** (Erkennbar am roten Schloss-Symbol).
2. **Anna Schmidt** wählt die hochgeladenen Rechnungen aus und gibt sie frei, indem sie auf die Aktion **'Freigeben'** klickt.
3. Nun kann der **Steuerberater die Rechnung weiterverarbeiten,** indem er sie in die 'Belegverarbeitung' ladet.

### Beispiel 2: Hochladen und Freigabe durch verschiedene Benutzer

- *Max Mustermann – Berechtigung: Beleguploader (Klient-Mitarbeiter)*
- *Andreas Müller – Berechtigung: Belegfreigeber (Klient)*

1. **Max Mustermann** lädt Rechnungen unter **'Belegupload'** hoch. Die hochgeladenen Rechnungen befinden sich zunächst im Status **'Gesperrt'** (Erkennbar am roten Schloss-Symbol).
2. **Andreas Müller**, sein Kollege, kann die gesperrte Rechnungen nun durch die Aktion 'Freigeben' freischalten.
3. Nachdem **Andreas Müller** die Rechnungen entsperrt hat, kann sein **Steuerberater** die entsperrten **Rechnungen in die Belegverarbeitung laden.**

### Beispiel 3: Hochladen, Freigeben und Perioden abschließen

- *Andrea Schmidt – Berechtigung: Beleguploader, Belegimporter und Belegfreigeber (Klient)*

1. Wenn **Andrea Schmidt** alle Belege für die letzte Periode hochgeladen und freigegeben hat, kann sie die Periode auch abschließen, indem sie die **Aktion 'Abschließen'** wählt.
2. Der betreuende **Buchhalter in der Kanzlei** erhält eine Benachrichtigung über den Periodenabschluss und kann die weiteren Schritte in der Buchhaltung durchführen.

Die Aktion **'Abschließen'** signalisiert den **Abschluss eines Buchungszeitraums (Periode)** und sendet eine **Benachrichtigung an den Steuerberater,** dass alle relevanten Rechnungen hochgeladen und freigegeben wurden. Der Steuerberater kann dann mit der weiteren Verarbeitung und Abrechnung fortfahren.

### Beispiel 4: Belege übermitteln mit der Belegverarbeitung statt dem Belegupload

- *Anna Schmidt – Berechtigung: Scanner und Belegfreigeber (Klient)*

1. **Anna Schmidt** kann gesperrte Belege freigeben, mit der **Aktion 'Import'** kann sie die freigegebenen Belege in die **Belegverarbeitung importieren.**
2. In der Belegverarbeitung hat sie nun **weitere Möglichkeiten, die Rechnung anzupassen.**
3. Mit der Aktion **'Rechnung übermitteln' in der Belegverarbeitung** kann sie die Belege nun auch direkt in das **Buchhaltungssystem übertragen.**