Belegverarbeitung In der Belegverarbeitung werden Rechnungen hochgeladen, um sie automatisiert zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Dabei können Sie zuvor Kundendaten einstellen und die Rechnungen sowie Belege hochladen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die automatisch erfassten Rechnungsdaten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Überprüfte Rechnungen können Sie dann entweder im nächsten Schritt in einen Freigabeprozess im Workflow verarbeiten oder direkt in das Buchungssystem übermittelt. Eingabe der Klienten Daten Auf der linken Seite unter Belegverarbeitung können Sie die Kundendaten anpassen. Nach Eingabe der Klienten Nummer oder Kundennamen, wird auf den aktuellen Kundenstamm in der Datenbank zugegriffen und die hinterlegten Stammdaten (Kundenname, UID, verfügbare offene FibuNr. und deren Buchsymbole, etc.) angezeigt. Eingabe der Klienten Daten 1. Kundenbezogene Felder 1.1. Kundennummer/Kundenname/Kunden abfragen           Kunden abfragen   Nach Eingabe der Kundennummer bzw. Suchfunktion (textuell) werden mittels „Kunden abfragen“ die Stammdaten aus der Buchhaltung geladen und angezeigt. Achtung! Die Anzeige des hinterlegten Firmennamens - ist nicht editierbar. 1.1.1. BMD - auswählbare FIBU Es werden nur Klienten angezeigt bzw. können gesucht werden, bei denen Fibu nicht älter als 2 Jahre Die Fibu darf keine konsolidierte Fibu sein mehr dazu im Kapitel "BMD Konfiguration; Kundenspezifische Steuerung des Gegenkontos". zumindest ein Buch in der Vorerfassung im Buchaltungssystem angelegt worden ist die Buchsymbole vom Typ Rechnung oder Zahlung sind (Nicht definiert Buchsymbole werden nicht angezeigt) offenen Perioden bzw. nicht gesperrte Fibu haben. Hinweis: Bei Abschluss der letzten Periode eines Geschäftsjahres auf die Neuanlage einer neuen Fibu nicht vergessen! 1.1.2. DATEV - auswählbare FIBU Fibus werden nur angezeigt (gerechnet ab Tagesdatum): Monatsbuchhalter der letzten 45 Tage Quartalsbuchhalter der letzten 3 Monate + 45 Tage Jahresbuchhalter der letzten 15 Monate Hinweis: Diese Regel wird auch für Buchungsperiode angewandt. Es wird nur das Rechnungsdatum bis zur aktuellen Periode erkannt. Wird der Klient im Feld „Kundennummer“ in der Suchmaske nicht gefunden, sind die obigen Kriterien nicht erfüllt. Für Benutzer mit genau definierten Firmen (Whitelists) sind nur diese in einer Dropdown-Liste auswählbar. 1.2. UID   Die UID-Nummer ist für die Erkennung des Lieferanten bzw. Kunden (Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung) wesentlich, da sonst unter Umständen der eigene Klient als Lieferant/Kunde erkannt wird. Es wird nur die primäre UID-Nr. angezeigt (bei Filialen). 1.3. Filiale Hier können Sie Rechnungen einer Filiale zuordnen, die jedoch in Ihrem Buchhaltungssystem definiert sein sollte. Ist die Filiale nicht in der Buchhaltung definiert, wird das Fenster für den gewählten Klienten nicht angezeigt.           Filialen 1.4. USt.-befreit Für umsatzsteuerbefreite/nicht umsatzsteuerbare Unternehmen, wenn dieser Punkt aktiv gesetzt wird, liefert Logisth.AI nur Bruttobeträge (ohne Umsatzsteuer-codes und -prozentsätze der eventuell am Beleg ausgewiesene Umsatzsteuer) an. Achtung für BMD- User Dieses Feld wird nur dann automatisch aktiviert, wenn Sie im BMD unter den FIBU-Stammdaten | UVA/Meldungen | Feld 128 – Unrechte Steuerbefreiung mit „Ja“ aktivieren. 1.5. Quartalsperiode Auswahl zwischen Monats- oder Quartalverbuchung. Dieses wird aus den Stammdaten der Fibu übernommen. Achtung für BMD- User Folgende Einstellung im BMD wird für diesen Punkt benötigt, unter FIBU-Stammdaten | 69 – UVA-Abgabezeitraum | „quartalsweise“ angeben. Beim Belegsymbol „KA“ (nicht ZM, UB) muss das Belegdatum in dieser Periode liegen. Ist das nicht der Fall, wird ein Datum aus dieser Periode an die Buchhaltung geliefert (üblicherweise das gleiche Datum, der davor gereihten Rechnung). In der Periode werden bei Quartalsverbuchung die Symbole Q1-Q4 angezeigt. Die Anlieferung der Daten erfolgt mit dem letzten Monat des Quartals. 1.6. ext. Belegnr. (Externe Belegnummer) Bei der Auswahl (hauptsächlich bei Kassarechnungen) der externen Belegnummer wird zusätzlich zur Rechnungsnummer auf der Rechnung die nächste fortlaufende Nummer der Rechnung direkt von der Buchhaltung vergeben. Ein zusätzliches Feld für die nächste freie Belegnummer wird unten eingeblendet. Wenn Sie Eingangsrechnungen weiterhin mit einer internen Belegnummer buchen, sollten Sie auch den Punkt „ext. Belegnr.“ aktivieren, sodass der Beleg die nächst freie Belegnummer zugewiesen bekommt. 2. Buchhaltungsrelevante Felder 2.1. FibuNr. (Finanzbuchhaltungsnummer) Alle für diesen Klienten offenen Fibus. Ohne Auswahl einer FibuNr. kein automatischer Import in Vorerfassung/Buchen möglich. Die jeweils aktuelle FibuNr. aus den Firmenstammdaten wird angeboten. Achtung! Falls keine Vorerfassungssymbole in der aktuellen FibuNr definiert sind, wird die letzte aktuelle Fibu angeboten. 2.2. Buchungstyp/Verfügbare Buchsymbole für BMD Anzeige der in der Vorerfassung/Buchen verfügbaren Buchungskreise für die ausgewählte FibuNr. Es können beliebige Buchungssymbole für die Vorerfassung angelegt und für den Import verwendet werden. Buchungsperiode • Monat/Jahr • Quartal (Q1-Q4) Abgeschlossene Perioden und Perioden aus der Zukunft sind nicht auswählbar. 2.3. Buchungstyp/Verfügbare Buchsymbole für DATEV Folgende Buchsymbole stehen zur Verfügung: Ein Buch für Eingangsrechnungen Ein Buch für Ausgangsrechnungen Pro Kassakonto Bücher für Kassa Je nach Firmentyp (Bilanzierer) gibt es die Bücher für Eingangs- und Ausgangsrechnungen: Bei einem Bilanzierer: Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung. Bei einem Bilanzierer und bei allen anderen Firmen: Kassensymbole. Hier wird jedes verfügbare Kassakonto als eigenes Untersymbol angezeigt: Die verfügbaren Kassasymbole können durch Sperren der entsprechenden Kassa Sachkonten reduziert werden. 3. Sonstiges 3.1. Gegenkonto - BMD Das im Buch hinterlegte Gegenkonto aus den Stammdaten der jeweiligen FibuNr. /Buchungssymbol wird angezeigt. Unter "Kundenspezifische Steuerung des Gegenkontos" erhalten Sie detaillierte Informationen über die Buchungssperre von Konten und Fixkonten Einstellungen in BMD. 3.2. Nächste Belegnummer nächste freie Belegnummer aus Journal und Vorerfassung nicht nach Datum sortieren Standardmäßig werden die Belege nach ihrem Datum sortiert. Mit dieser Einstellung werden die Belege nach der Reihenfolge in der Datei sortiert. Diese Einstellung wird für jede Klienten Nummer gespeichert und bei der nächsten Verwendung wieder vorgeschlagen. 3.3. E-Mail-Adresse für Batch-Lauf Verständigung Zusätzlich zur Benachrichtigung des angemeldeten Benutzers wird der Buchhalter nach erfolgreichem Import in die Vorerfassung benachrichtigt. Der dem Klienten zugeordnete Buchhalter wird vorgeschlagen. Die Liste der verfügbaren Buchhalter wird beim Login in Logisth.AI geladen. Achtung! Falls ein Buchhalter nicht in der Liste enthalten ist, wurde er, möglicherweise erst nach dem Login, einem Klienten zugeordnet. Bitte aus- und einloggen. 3.4. Kommentar Zusatzinformation, die bei der Benachrichtigungs-E-Mail mitgeschickt wird. 3.5. Import Nach Eingabe der Klienten Nummer werden vom Klienten hochgeladene und freigegebene Rechnungen aus der Belege und Dokumenten zur Auswahl angeboten. Upload von Rechnungen Man kann Belege durch folgende Methoden hochladen: Belegupload: Dies umfasst den Mail-Import, die Nutzung der Logisth.AI-App, das direkte Hochladen oder über die Funktion Import. Direkt unter Belegverarbeitung: Mit Drag-and-Drop- Funktion. Upload von Rechnungen File Arten Folgende File Arten können hochgeladen werden: tiff: mehrseitig, analog jpg: einseitig png: einseitig pdf: mehrseitig oder einseitig   PDF - Arten 1. PDF-Text: Enthält editierbaren, durchsuchbaren Text. 2. PDF-Bild: Enthält ein Bild, kein editierbarer Text (gescannte Datei). 3. PDF-Bild und Text: Kombination aus Bild und durchsuchbarer Textebene. Achtung! Eine Rechnung im PDF-Format enthält oft feste Elemente wie Logos oder Adressen als Bilder, während der restliche Text variabel ist. Wenn zum Beispiel die erste Seite als PDF mit Bild und Text kommt und die zweite Seite gescannt ist, führt dies zu einer Seitentrennung. Fast alle Rechnungen mit solchen festen Elementen sind eine Mischung aus Bild und Text.                                                             Erlaubte Dateitypen Aus dem Import und/oder alten Batches (Rechnungen, die bereits importiert wurden): Die gewünschte(n) Rechnung(en) auswählen und auf den Button "Import" klicken.                  Import und/oder alten Batches Die Rechnungsdatei Eine Rechnung kann eine oder mehrere Seiten umfassen. Nach Auswahl einer oder mehrerer Dateien (auch durch Drag and Drop) werden: im ersten Schritt die Seiten der Originaldatei angezeigt, die Rechnungen analysiert, Vorschläge zur Trennung der Rechnungen gemacht, Leerseiten automatisch entfernt, die Ergebnisse angezeigt (mit gelben Markierungen hervorgehoben), die Seiten richtig ausgerichtet (falls nötig, gedreht). Upload einer Datei mit mehreren Belegen Trennvorschlag nach jeder Rechnung (senkrechte Striche zwischen den Rechnungen). Löschen einer Seite ohne Information (Leerseite). Markierung der Ergebnisse. in der Überschrift ist die Anzahl der übermittelten Dateien und die Anzahl der erkannten Rechnungen zu sehen. Upload einer Datei mit mehreren Belegen Upload mehrerer Dateien Upload mehrerer Dateien Trennung von Rechnungen Die Trennung der Rechnungen erfolgt in Logisth.AI, sobald eine PDF-Datei mit Rechnungen in die Belegverarbeitung eingespielt wird.   Trennung der Rechnungen in der Belegverarbeitung   Empfehlung: Um den Prozess weiter zu optimieren, empfehlen wir, verstärkt mit dem vorgesehenen Workflow zu arbeiten und Rechnungen per E-Mail zu übermitteln. So wird ein Medienbruch vermieden, der entsteht, wenn Rechnungen oder Rechnungsseiten unterschiedlich übermittelt werden (z. B. eine per E-Mail, die andere per Scan). Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf und reduziert den Einsatz der Scanstraße. Achtung! Die Trennung erfolgt je nach PDF-Arten. Es sind folgenden Unterschiede zu beachten:   Trennkriterien für Rechnungen / PDF - Dateien ER-Rechnungen (Eingangsrechnungen - Ausgaben) Es erfolgt keine Trennung, wenn das PDF-Dokument Bild (gescannte Datei) enthält, es sei denn, es handelt sich um AR-Rechnungen. AR-Rechnungen (Ausgangsrechnungen - Einnahmen) Bei Ausgangsrechnungen (PDF-Text) richtet sich die Trennung nach der fortlaufenden Nummerierung der bereits verbuchten Belege. Zum Beispiel: Wenn die Belege 1, 2 und 3 bereits verbucht wurden, erkennt Logisth.AI die nächsten fortlaufenden Nummern (z. B. 4, 5, 6) als separate Rechnung. Trennkriterien Trennkriterien werden nacheinander geprüft. Wenn 1 nicht zutrifft, folgt 2, dann 3, und so weiter. 1. Seitennummerierung Eine neue Rechnung wird erkannt, wenn Begriffe wie: „Seite“ „Seite 1 von 4“ „Page“ „Blatt“ auf einer Seite erscheinen. Seitentrennung bei Nummerierung   Achtung! „1/2“ wird nicht als Trennzeichen erkannt.   2. QR-Code Ein QR-Code auf einer Seite signalisiert immer den Beginn einer neuen Rechnung. Seitentrennung QR-Code   3. Summengleichheit Wenn auf Folgeseiten wiederholt die gleiche Endsumme erscheint, wird davon ausgegangen, dass keine Trennung der Rechnung erforderlich ist. 4. IBAN-Erkennung Identische IBANs von Kunden oder Lieferanten auf verschiedenen Seiten deuten darauf hin, dass es sich um dieselbe Rechnung handelt -es sei denn, eines der oberen Trennkriterien trifft zu. Keine Trennung Falls keines der oben genannten Trennkriterien zutrifft, wird keine Trennung der Rechnung vorgenommen. Hinweis: Falls ein Trennkriterium zutrifft und trotzdem keine Trennung erfolgt, bitte das Support-Team kontaktieren. Geben Sie dabei die PDF-Datei sowie die Klienten-Nummer und das Buchungssymbol an. Bearbeiten von Rechnungen Im Reiter „Datei“ und im Reiter „Rechnungen“ stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um Rechnungen zu bearbeiten. Kopfzeile Belegverarbeitung Hinweis Mit Version 4.4.x wurde die Kopfzeile der Belegverarbeitung in logisth.ai angepasst: Die Anzahl der Rechnungen wird nun direkt neben „Dateien“ und „Rechnungen“ angezeigt. In früheren Versionen befand sich diese Anzeige neben den Zoom-Pfeilen in der oberen Kopfzeile. Reiter Dateien Tauschen von Seiten Die Reihenfolge der Seiten in einer PDF- oder TIFF-Datei kann ganz nach Belieben geändert werden. Einfach die gewünschte Seite auswählen und per Drag-and-Drop an die gewünschte Position ziehen. Belegverarbeitung Seite tauschen Belegverarbeitung Seite tauschen Neben der zuvor beschriebenen Möglichkeit können Seiten auch über das Kreuzsymbol neu angeordnet werden. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol der Seite, die Sie tauschen möchten, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Seite an die gewünschte Position. Lassen Sie die Maustaste los, um die neue Reihenfolge zu übernehmen.   Tauschen von Seiten Manuelle Rechnungstrennung Beim Hochladen einer PDF-Datei mit mehreren Seiten trennt Logisth.AI automatisch die enthaltenen Rechnungen. Falls eine zusätzliche Trennung oder Zusammenführung von Rechnungen erforderlich ist, kann dies entweder durch das „Scherensymbol“ oder durch einen Klick auf den senkrechten Strich nach jeder Seite erfolgen.  Belegverarbeitung - Manuelle Rechnungstrennung   Achtung! Während des Hochladens der Rechnungen in das System ist zu beachten, dass keine Seitentrennung oder das Löschen einzelner Rechnungen möglich ist. Aus diesem Grund wird die betreffende Rechnung grau markiert, und der Mauszeiger zeigt ein rotes Symbol an, das darauf hinweist, dass keine Eingabe möglich ist. Änderungen können erst vorgenommen werden, nachdem alle Rechnungen vollständig hochgeladen wurden und der blaue Fortschrittsbalken komplett ausgefüllt ist „Löschen“ oder „Löschen aufheben“ Im rechten oberen Bereich jeder Seite befindet sich das Symbol „Mistkübel“. Dieses Symbol ermöglicht es, Seiten zu löschen oder eine Löschung aufzuheben. Seiten, die als gelöscht markiert sind (mit einem grauen Hintergrund), werden in der Rechnungsansicht nicht mehr angezeigt. Logisth.AI erkennt automatisch leere Seiten und markiert diese ebenfalls grau. So können nicht erkannte Leerseiten oder für die Buchhaltung irrelevante Anhänge (wie z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen) gezielt entfernt werden.    Löschen oder Löschen aufheben   Vorteile: Erhöhte Übersichtlichkeit und leichtere Kontrolle Schnelleres Prozessing Reduzierte Speicherplatzkosten Ansicht im Großformat Durch die Auswahl einer Seite wird die Rechnung im Großformat in einem Vorschaufenster angezeigt. In dieser Ansicht sind folgende Funktionen verfügbar: Rechnungstrenner einfügen/löschen Seite löschen Navigation auf die vorherige oder nächsten Seite (über Pfeilsymbole oder Tastatur) Ansicht im Großformat Reiter Rechnungen Registerkarte Rechnungen Eine detaillierte Übersicht über die Rechnung und die OCR-Erkennung sowie die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, befindet sich auf der Registerkarte „Rechnungen“. Wenn man die Registerkarte Rechnungen auswählt, befindet man sich direkt im Bearbeitungs-Modus. Hier können mehrere Rechnungen bearbeitet und anschließend gespeichert werden. Registerkarte Rechnungen Einstellungen Unter dem Reiter "Rechnungen" findet man das Kästchen für Einstellungen, wo man verschiedene Optionen für die Rechnungssortierung und Ansicht auswählen kann:                                                                              Einstellungen   Zur Kontrolle werden die Gesamtsummen der positiven und negativen Beträge aller Rechnungen angezeigt. Rechnungssortierung: Hier stehen zwei Möglichkeiten zur Sortierung der Rechnungen zur Verfügung: 1. Import: Die Rechnungen werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie am schnellsten hochgeladen wurden. 2. Datei: Die Rechnungen werden in der Reihenfolge angezeigt, in der sie bei der Belegverarbeitung hochgeladen wurden.                                                                                 Reihenfolge 3. Modus: Im Einstellungsmodus kann festgelegt werden, ob in der Rechnungsansicht der Brutto- oder der Nettobetrag als Gesamtbetrag der Rechnung angezeigt werden soll.                                                                                      Modus Wird die Option „Brutto“ gewählt, wird der Gesamtbetrag der Rechnung als Bruttobetrag angezeigt. Modus - Brutto   Wird die Option „Netto“ gewählt, wird der Gesamtbetrag der Rechnung als Nettobetrag angezeigt. Modis - Netto   Achtung: Die Rechnung wird unabhängig von der Anzeigeeinstellung immer mit dem Bruttobetrag importiert. Im Bereich „Allgemeine Daten“ der Rechnungsansicht werden sowohl der Netto- als auch der Bruttobetrag angezeigt. Beide Werte können dort bei Bedarf auch manuell bearbeitet werden.                                                             Summe - Brutto und Netto Detaildaten Die erkannten Rechnungsdaten werden in drei Gruppen angezeigt: Allgemeine Belegdaten Kunden- oder Lieferantenstammdaten Kunden- oder Lieferantenrechnung (nicht editierbar) Allgemeine Belegdaten Mit einem Klick auf die Registerkarte Rechnungen gelangt man direkt in den Rechnungsbearbeitungsmodus. Jedes Feld kann manuell bearbeitet werden. Die folgende Auflistung definiert, welche Informationen in welches Feld eingegeben werden:     Reiter Rechnungen Belegnummer- Erkannte Belegnummer Referenz- Erkannte Zahlungsreferenz Datum - Erkanntes Rechnungsdatum Text- Default Buchungstext: Name Kunde/Lieferant (definierbar unter Einstellung 50400) Währung - Erkannte Währung Leistungsdatum - falls dies auf der Rechnung angegeben ist Barcode Skonto % - Erkanntes Rechnungsskonto (wenn Einstellung 50755 - ON, sonst "0") Skonto Tage- Erkanntes Rechnungsskonto Tage (wenn Einstellung 50755 - ON, sonst "0") Zahlungsziel- Erkanntes Rechnung Zahlungziel (wenn Einstellung 50755 - ON, sonst "0") Valuta Datum - Das Valutadatum legt fest, ab wann eine Rechnung wertmäßig wirksam ist. Es wird nach BMD mit importiert, dort als Eingangsdatum verwendet und für die Skontoberechnung herangezogen. Achtung! Änderungen sind nur möglich, wenn das BMD-Makro auf Version 8 aktualisiert ist. Kommentar - Frei definierbarer Kommentar an den Steuerberater Zahlsperre - Rechnungszahlsperre (mehr dazu finden sie HIER) Summe - Erkannte Rechnungssumme - Brutto und Netto Betrag Scheinfirma - Prüfung auf Scheinfirma - Bei der Scheinfirmen-Prüfung können zwei unterschiedliche Meldungen angezeigt werden: „Mögliches Rating XXXX“ - Diese Meldung basiert auf einer Textsuche (z. B. Firmenname, oft ohne UID). Es besteht die Möglichkeit, dass es sich um eine Scheinfirma handelt. Je höher der angezeigte Wert, desto höher die Wahrscheinlichkeit. „Selbe UID – sicher“ - Diese Meldung bedeutet, dass die UID eindeutig einer bekannten Scheinfirma zugeordnet ist. Die Einstufung gilt als 100 % sicher. Die Bewertung basiert auf der UID-Identifikation. Dateityp - Nicht editierbares Feld, das den Dateityp definiert Gkonto - Vorschlag des gelernten Gegenkontos auf Basis der alten gebuchten Belege und allgemeinen Einstellungen. Hier stehen alle Sachkonten des Fibu- und Standardkontenrahmens zur Verfügung. Ein Konto kann numerisch oder textuell gesucht werden. Branch - Wird nur angezeigt, wenn bei dem Klienten Filialen hinterlegt sind. Fixzuordnungen von Filialen zu Konten werden noch nicht angezeigt, beim Import jedoch automatisch gesetzt. % - Erkannte Prozentsatz SC - Derzeit können alle Steuercodes eingegeben werden, auch wenn auf dem Konto eine Fixvorgabe hinterlegt ist. Diese wird gegebenenfalls vor dem Import in die Vorerfassung korrigiert. In die Buchhaltung werden nur gültige Buchungen übernommen. Brutto/Netto - Erkannte Gesamtbetrag (wird brutto oder netto angezeigt, je nachdem, was im Einstellungsmodus ausgewählt wurde). Der Gesamtbetrag ist für alle Buchsymbole ein positiver Betrag (ausgenommen Gutschriften). Kst - Fix hinterlegte Kostenstellen werden vor dem Import automatisch gesetzt. (Unabhängig von der Eingabe). Dies ist in BMD direkt im betroffenen Buch, Feld „Stamm-KST“, zu hinterlegen. Schluessel - wird nur angezeigt, wenn bei dem Klienten Kostenschlüssel hinterlegt ist. Kunden- oder Lieferantenstammdaten Anzeige des erkannten Kunden- bzw. Lieferantenkontos (bei Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung). Achtung! Ab Version 3.13.x wird die bisherige Schaltfläche „Von Rechnung kopieren“ durch zwei separate Schaltflächen ersetzt: Neue von Rechnung Aktualisiert von Rechnung   Neu von Rechnung → Nach Abfrage in Logisth.AI wird bei Klick ein neuer Lieferant angelegt. Aktualisieren von Rechnung → Ergänzt die Daten eines bestehenden Lieferanten oder Kunden, ohne einen neuen Datensatz anzulegen. Hinweis: Wenn keine manuelle Auswahl getroffen wird, übernimmt das System automatisch die Daten aus „Lieferanten Rechnung“.          Kunde - Lieferantenstamm 1. Lieferant/Kunde - Auswahl des richtigen Lieferantenkontos, falls bereits in der Buchhaltung vorhanden. Hinweis: Es ist nicht erforderlich, die Daten von "Lieferant Rechnung" zu übernehmen, diese Daten werden automatisch in die Buchhaltung übernommen und beim Verbuchen zur Kunden/Lieferantenpflege angeboten - auch wenn es sich um einen neuen Kunden/Lieferanten handelt. 2. UID - Die UID ist der Hauptfaktor für die Erkennung eines Lieferanten. Die UID wird in der Datenbank überprüft, und die zuletzt aktuellen Informationen, die zur UID vorliegen, werden vorgeschlagen. Die Adresse gehört zu den Muss-Feldern. Muss-Felder sind Felder, die bei Neuanlage oder Veränderung in jedem Fall eingegeben werden müssen: Name - Erkannter Lieferantenname Kontoinhaber - Der Kontoinhaber kann hier definiert werden und wird beim BMD-Import sowie im Bereich Zahlungen übernommen. Achtung! Änderungen sind nur möglich, wenn das BMD-Makro auf Version 8 aktualisiert ist. Adresse - Erkannte Lieferantenadresse PLZ - Erkannte Postleitzahl Ort - Erkannter Ort Land - Erkanntes Land Zahlsperre - Wenn für Rechnungen unter Rechnungskondition keine Konditionen erkannt/definiert werden, werden die Konditionen aus dem Lieferantenstamm übernommen. Kondition - Lieferantenkonditionen sind die Konditionen, die in das Buchungssystem des Lieferanten eingetragen sind. IBAN - erkannte IBAN Bank - erkannte Bank Werden die Felder 10 und 11 übernommen bzw. richtig ausgefüllt/ergänzt, stehen diese dann im Payment Modul zur Verfügung und müssen nicht bei jeder Rechnung ergänzt/korrigiert werden. Kunden- oder Lieferantenrechnung (nicht editierbar) Hier werden alle ausgelesenen OCR-Erkennungsdaten angezeigt. Diese Felder dienen nur der Übersicht. Kunden- oder Lieferantenrechnung Rechnung(en) in der Rechnungsansicht löschen Rechnungen können nun direkt in der Rechnungsansicht gelöscht werden, ohne zuvor zur Registerkarte „Dateien“ wechseln zu müssen.   Klicken Sie dazu auf das Papierkorb-Symbol oben rechts in der Rechnung, die gelöscht werden soll. Die Rechnung wird anschließend ausgegraut dargestellt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Durch einen erneuten Klick auf das Papierkorb-Symbol wird die Löschmarkierung wieder entfernt und die Rechnung erscheint wieder normal.     Rechnung löschen   Anschließend die Änderungen SPEICHERN. Dabei erscheint folgende Meldung: „Dadurch werden folgende Dateien aus dem Stapel gelöscht:“ - die Namen der Dateien   Nun stehen zwei Optionen zur Auswahl: Dateien löschen: Die Rechnung wird vollständig aus der Belegverarbeitung entfernt und anschließend nicht mehr angezeigt.                                            Dateien löschen   Seiten verstecken: Die Rechnung wird aus der Rechnungsansicht entfernt, jedoch nicht endgültig gelöscht. In der Registerkarte „Dateien“ bleibt die Datei weiterhin sichtbar. Dort kann die Löschmarkierung bei Bedarf wieder aufgehoben und die Rechnung erneut verwendet werden.                                             Seiten verstecken Direktverbuchen Mit der neuen Funktion „Direktverbuchung“ sparen Sie sich einen Arbeitsschritt: Wenn bei einer Rechnung in der Rechnungsansicht alle wichtigen Felder bereits korrekt ausgefüllt sind (z. B. Gegenkonto, Steuer, Datum, Betrag, Belegnummer usw.), kann sie automatisch beim Import ins Journal verbucht werden. Achtung! Für diese Funktion muss die automatische Kunden-/Lieferantenanlage installiert und aktiviert sein. Aktivierung Um das direkte Verbuchen zu aktivieren, benötigen Sie folgende Schritte: 1. In Logisth.AI: Die entsprechende Einstellung muss in den allgemeinen Einstellungen aktiviert sein: 50910 – Aktiviere direktes Verbuchen in Belegverarbeitung (steuerbar in der Buchhaltung) 2. In BMD: Zuerst müssen die Auswahlwerte importiert werden. Danach können Sie die Einstellung über das Feld 54 für jeden Klienten in den Firmenstammdaten steuern. Import der Auswahlwerte Firmen-und FIBU Stammdaten öffnen Firmen- Stammdaten öffnen Feldauswahl und Bearbeiten und in die Feldauswahl einsteigen Wählen und aktivieren Sie "Freifeld 12", so dass sich das Feld in der rechten Tabelle befindet. „Freifeld 12“ auswählen und markieren. (Feld 54) In der obigen Reiter auf der rechten Seite der Tabelle - wählen Sie "Anzeigen" aus. Im Feld "Bezeichnung" können Sie den Namen des Feldes ändern (z.B. in Direktes Verbuchen). Im Reiter Extras „Nur Benutzerwerte erlaubt“ aktivieren. Nachdem "Nur Benutzerwerte erlaubt" aktiviert ist, gehen Sie in die "Verwaltung" mit klick erneut auf "Nur Benutzerwerte erlaubt". Wählen Sie erneut die Registerkarte "Extra" und wählen Sie "Textdatei importieren – Feldvorgabewerte" aus. Importieren Sie die in der CSV-Datei import direkt verbuchen.zip enthaltenen Feldwerte unter Importdatei und gehen Sie auf OK.                                Textdatei importieren - Feldvorgabewerte Nach dem Import sollte Feld 54 wie folgt aussehen:                             Firmen-Stammdaten | Feld 54   Folgende drei Optionen stehen zur Verfügung: Buchen wenn vollständig: Bei Aktivierung dieser Option werden alle Rechnungen, bei welchen alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, direkt verbucht und die übrigen Rechnungen werden in die Vorerfassung übermittelt. Muss vollständig sein und wird verbucht: Hier ist die Übermittlung erst möglich, sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Gegenkonten lernen aus: Bei Aktivierung dieser Option wird das automatische Lernen von Gegenkonten deaktiviert. Das bedeutet, dass das System keine neuen Gegenkonten mehr vorschlägt oder aus bisherigen Buchungen ableitet. Direktverbuchungs-Icons in der Belegverarbeitung Nach der Aktivierung des Einstellung 50910 – Aktiviere direktes Verbuchen in Belegverarbeitung (steuerbar in Buchhaltung) erscheint in der Belegverarbeitung ein neues Symbol: Direktverbuchen   In der Belegverarbeitung unter „Rechnungsansicht“ prüfen, ob alle relevanten Felder ausgefüllt sind. Wenn Felder nicht befüllt sind, werden diese farblich markiert: Rot = Pflichtfeld – muss ausgefüllt werden. Orange = Kein Pflichtfeld – muss jedoch ausgefüllt werden, damit eine Direktverbuchung möglich ist.                        Ungefüllte Felder   Pflichtfelder sind: Belegnummer Datum Gegenkonto Prozentsatz Steuercode Betrag Kostenparameter, falls vorhanden (KSt, KT, etc.) Lieferant (Name, Adresse, PLZ, Ort) Wichtiger Hinweis: Falls ein Beleg nicht vollständig erkannt wurde oder nicht alle erforderlichen Felder befüllt sind, wird keine Direktverbuchung durchgeführt – der Beleg bleibt wie gewohnt in der Vorerfassung und kann dort manuell überprüft werden. Vorteile der Direktverbuchung Zeitersparnis: Vollständig erkannte Belege müssen nicht mehr manuell in die Vorerfassung übernommen und freigegeben werden. Effizienz: Der Prozess vom Upload bis zur Buchung wird deutlich beschleunigt – ideal bei hohem Belegvolumen. Fehlervermeidung: Da nur korrekt befüllte Belege automatisch verbucht werden, wird das Risiko von Erfassungsfehlern minimiert. Nahtlose Integration mit BMD: Die Belege erscheinen direkt im Journal und in der Belegsuche als „verbucht“. FAQ Wann wird ein Beleg direkt verbucht? Wenn alle Felder wie Buchungskonto, Steuer, Betrag, Datum usw. automatisch erkannt und korrekt ausgefüllt sind. Muss ich jeden Beleg kontrollieren? Nein – nur wenn etwas fehlt oder unklar ist, landet der Beleg in der Vorerfassung. Alles andere geht automatisch. Wie erkenne ich, ob Direktverbuchung aktiv ist? In der Belegverarbeitung erscheint das Direktverbuchen-Symbol – das zeigt an, dass die Funktion eingeschaltet ist. Was muss ich aktivieren? In Logisth.AI: Setting 50910 aktivieren In BMD: Unter FIBU → Firmen- und Stammdaten → Buchen (54) auf „Buchen“ umstellen Speichern von Rechnungen Speichern-Prozess Änderungen vornehmen Wenn eine Änderung an einem Feld vorgenommen wird, erscheint ein blauer Stern in der Übersicht der Rechnungen. Dieser Stern zeigt an, dass es ungespeicherte Änderungen gibt. Nach der Änderung Der blaue Stern bleibt neben dem Feld sichtbar, um anzuzeigen, dass Änderungen vorgenommen wurden, die noch nicht gespeichert sind. blauer Stern nach vorgenommener Änderung Speichern Durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" werden die Änderungen im System gespeichert. Der blaue Stern verschwindet, da die Änderungen nun gesichert sind. Nach Änderung - blauer Stern vorhanden - - Bitte "Speichern" Nach dem Speichern können die Daten mit den vorgenommenen Änderungen im Buchhaltungssystem übermittelt werden. Nach "Speichern" - blauer Stern nicht mehr sichtbar - Rechnung kann mit den vorgenommenen Änderungen übermittelt werden Übermitteln ohne Speichern der Änderungen Wird versucht, die Daten zu übermitteln, ohne die Änderungen zu speichern, bleiben die ungespeicherten Änderungen unberücksichtigt. Der blaue Stern bleibt sichtbar, da die Änderungen nicht gesichert wurden. Nach dem Klicken auf "Rechnungen übermitteln" oder "Im Workflow bearbeiten" erscheint eine Frage: "Nicht gespeicherte Rechnungsänderungen! Fortfahren ohne zu speichern?" Bei Nicht-Speichern der Änderungen kann „Fortfahren“ gewählt werden.. Wenn Sie alle Änderungen speichern möchten, wählen Sie "Cancel" und speichern Sie die Änderungen. Übermitteln ohne Speichern der Änderungen Änderungen rückgängig machen Wenn Änderungen verworfen werden sollen, kann auf "Abbrechen" geklickt werden. Dadurch werden die Änderungen rückgängig gemacht und das Feld wird auf den ursprünglichen Zustand oder die zuletzt gespeicherte Version zurückgesetzt. Der blaue Stern verschwindet, da keine ungespeicherten Änderungen mehr vorhanden sind. Änderungen vorgenommen - Rückgängig machen mit "Abbrechen" Rechnungen übermitteln Nach dem Trennen der Seiten, dem Prüfen und Speichern aller Änderungen können die Belege über die folgenden Schaltflächen bearbeitet werden: Im Workflow bearbeiten (Import in WF - für den Freigabeprozess) Rechnungen übermitteln (Direktimport in das Buchhaltungssystem)      Rechnungen übermitteln Sobald die Belege vollständig in das Buchhaltungssystem importiert wurden, wird eine ZIP-Datei erstellt, die alle erkannten PDF-Dateien sowie eine CSV-Datei enthält. Diese ZIP-Datei dient hauptsächlich Steuerberatern und der Kontrolle; in seltenen Fällen auch der Problemlösung. Originaldateinamen beim Import übernehmen Beim Import von Rechnungen aus dem Workflow oder der Belegverarbeitung in das Buchhaltungssystem wird der ursprüngliche Dateiname der hochgeladenen Datei beibehalten. Der Originaldateiname wird im Import-File bzw. in der CSV-Datei im Feld „veb-freifeld-a02“ angezeigt. Originaldateinamen Information über Ergebnisse Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Buchhalter und die Scankraft über den abgeschlossenen Scanprozess gesendet                         E-Mail über erfolgreichen Import Informationen in der Benachrichtigung Email: Bezeichnung Beschreibung E-Mail-Betreff Klientennummer / Fibu / Periode / Jahr sowie Status mit Anzahl der Rechnungen Anhang Logfile des Imports zur Analyse im Fehlerfall Dokumente importiert Anzahl der importierten Dokumente - muss mit der Anzahl der Rechnungen übereinstimmen Fibunr   Belegzeilen zb. 1 Rechnung mit 2 Splitzeilen entsprechen 2 Belegzeilen Rechnungen Anzahl der importierten Rechnungen Gesamtsumme   Optionale Felder: Bezeichnung Beschreibung KDLF angelegt Automatisch angelegte Kunden / Lieferanten (falls aktiviert) KDLF übernommen Automatisch aktualisierte Kunden / Lieferanten (falls aktiviert) Gelesene Kunden-/Lieferantenstammdaten (bei AR/ER Symbolen) Aus der Buchhaltung übernommene Kunden / Lieferanten. Hinweis: Falls 0, sind entweder keine Lieferanten angelegt oder es lag ein Fehler im Backend vor. Gegenkonto Gegenkonto bei Kassensymbolen Belegnummer Erste vergebene Belegnummer bei Kassensymbolen Skonto abziehen   Ust befreit Anzeige der BMD-Einstellung bzw. der Auswahl in der Belegverarbeitung des Klienten. Bei Ust-befreiten Klienten wird keine Mwst angeliefert nicht sortieren Nicht sortieren wurde vom Benutzer gewählt Kostenstellen anliefern Falls Kostenstellen generell aktiviert und beim Klienten Kostenstellen/Kostenschlüssel definiert sind, werden diese gelernt bzw. angeliefert Kommentar Falls ein Kommentar beim Verbuchen übergeben wurde Blindverbucht Anzahl der verbuchten Belege in Buchen. Dazu muss das Modul Blindverbuchung aktiviert sein Periode geändert/geöffnet Für Monat 13: Import in ein geschlossenes Monat mit automatischer Aufhebung der Periodensperre (nur wenn konfiguriert) Für Konverter und Payment kann bzw. wird auch in "Buchen" bzw. "Personen" importiert. Fehlerhafter Import Sollte es während des Bearbeitungs- oder Übertragungsvorgangs zu Abweichungen kommen, helfen folgende Hinweise bei der Fehleranalyse: Ungültiges Datei-Format Wenn beim Datenimport einzelne Datensätze nicht korrekt importiert werden konnten, liegt dies meist an einer falschen Formatierung oder Schriftkodierung der Datei. In solchen Fällen sollte der Support kontaktiert und die Originalrechnungen als Anhang an die E-Mail angefügt werden. Ungültige FiBu Nummer oder Buchungssymbol Enthält die Importdatei eine ungültige FiBu-Nummer oder ein nicht erkanntes Buchungssymbol, kann der Import nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Bitte überprüfen Sie die Klienten- und Buchhaltungssystem-Einstellungen und aktualisieren Sie die entsprechenden Daten. Melden Sie sich danach erneut in Logisth.AI an und wiederholen Sie den Importvorgang Alte Batches Sollten Belege nicht richtig in die Buchhaltung importiert worden sein (meist aufgrund von fehlerhaften Rechnungstrennungen), besteht die Möglichkeit, bereits hochgeladene Dateien und deren Rechnungstrennung, etc. nochmals abzurufen und erneut durchzuführen. Wichtig! Alte Batches sind nur für einen begrenzten Zeitraum (ca. 2 Wochen) verfügbar. ACHTUNG! Bei neuerlichem Durchlauf, werden die bereits importierten Rechnungen des letzten Durchlaufes in der Vorerfassung nicht gelöscht   Import aus den alten Batches im Workflow Rechnungen, die bereits importiert wurden und aus älteren Batches erneut importiert werden sollen, können nicht in den Workflow verarbeiten werden. Diese Rechnungen müssen stattdessen direkt in das Buchhaltungssystem importiert werden. Fehlermeldungen Mit einem Klick auf den Hinweis unter dem "Reiter Dateien" wird man in die Detailansicht der jeweiligen Rechnung unter den Reiter "Rechnungen" weitergeleitet. Warnung und Fehler Warnungen (orange) Rechnungsdatum ist nicht in eingestellter Periode! - Bitte kontrollieren, ob die Rechnung im richtigen Zeitraum hochgeladen wurde. Warnung Fehler (rot) Rechnungen bereits verbucht! - Doppelte Felder: Datum, Brutto, Belegnummer, Konto. - Die Rechnung befindet sich im Buchhaltungssystem (Vorerfassung oder bereits verbucht).