Rechnungen übermitteln
Nach dem Trennen der Seiten, dem Prüfen und Speichern aller Änderungen können die Belege über die folgenden Schaltflächen bearbeitet werden:
- Im Workflow bearbeiten (Import in WF - für den Freigabeprozess)
- Rechnungen übermitteln (Direktimport in das Buchhaltungssystem)
Sobald die Belege vollständig in das Buchhaltungssystem importiert wurden, wird eine ZIP-Datei erstellt, die alle erkannten PDF-Dateien sowie eine CSV-Datei enthält. Diese ZIP-Datei dient hauptsächlich Steuerberatern und der Kontrolle; in seltenen Fällen auch der Problemlösung.
Originaldateinamen beim Import übernehmen
Beim Import von Rechnungen aus dem Workflow oder der Belegverarbeitung in das Buchhaltungssystem wird der ursprüngliche Dateiname der hochgeladenen Datei beibehalten. Der Originaldateiname wird im Import-File bzw. in der CSV-Datei im Feld „veb-freifeld-a02“ angezeigt.
Information über Ergebnisse
Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Buchhalter und die Scankraft über den abgeschlossenen Scanprozess gesendet
Informationen in der Benachrichtigung Email:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Betreff | Klientennummer / Fibu / Periode / Jahr sowie Status mit Anzahl der Rechnungen |
| Anhang | Logfile des Imports zur Analyse im Fehlerfall |
| Dokumente importiert | Anzahl der importierten Dokumente - muss mit der Anzahl der Rechnungen übereinstimmen |
| Fibunr | |
| Belegzeilen | zb. 1 Rechnung mit 2 Splitzeilen entsprechen 2 Belegzeilen |
| Rechnungen | Anzahl der importierten Rechnungen |
| Gesamtsumme |
Optionale Felder:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| KDLF angelegt | Automatisch angelegte Kunden / Lieferanten (falls aktiviert) |
| KDLF übernommen | Automatisch aktualisierte Kunden / Lieferanten (falls aktiviert) |
| Gelesene Kunden-/Lieferantenstammdaten (bei AR/ER Symbolen) | Aus der Buchhaltung übernommene Kunden / Lieferanten. Hinweis: Falls 0, sind entweder keine Lieferanten angelegt oder es lag ein Fehler im Backend vor. |
| Gegenkonto | Gegenkonto bei Kassensymbolen |
| Belegnummer | Erste vergebene Belegnummer bei Kassensymbolen |
| Skonto abziehen | |
| Ust befreit | Anzeige der BMD-Einstellung bzw. der Auswahl in der Belegverarbeitung des Klienten. Bei Ust-befreiten Klienten wird keine Mwst angeliefert |
| nicht sortieren | Nicht sortieren wurde vom Benutzer gewählt |
| Kostenstellen anliefern | Falls Kostenstellen generell aktiviert und beim Klienten Kostenstellen/Kostenschlüssel definiert sind, werden diese gelernt bzw. angeliefert |
| Kommentar | Falls ein Kommentar beim Verbuchen übergeben wurde |
| Blindverbucht | Anzahl der verbuchten Belege in Buchen. Dazu muss das Modul Blindverbuchung aktiviert sein |
| Periode geändert/geöffnet | Für Monat 13: Import in ein geschlossenes Monat mit automatischer Aufhebung der Periodensperre (nur wenn konfiguriert) |
Für Konverter und Payment kann bzw. wird auch in "Buchen" bzw. "Personen" importiert.
Fehlerhafter Import
Sollte es während des Bearbeitungs- oder Übertragungsvorgangs zu Abweichungen kommen, helfen folgende Hinweise bei der Fehleranalyse:
Ungültiges Datei-Format
Wenn beim Datenimport einzelne Datensätze nicht korrekt importiert werden konnten, liegt dies meist an einer falschen Formatierung oder Schriftkodierung der Datei.
In solchen Fällen sollte der Support kontaktiert und die Originalrechnungen als Anhang an die E-Mail angefügt werden.
Ungültige FiBu Nummer oder Buchungssymbol
Enthält die Importdatei eine ungültige FiBu-Nummer oder ein nicht erkanntes Buchungssymbol, kann der Import nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Bitte überprüfen Sie die Klienten- und Buchhaltungssystem-Einstellungen und aktualisieren Sie die entsprechenden Daten.
Melden Sie sich danach erneut in Logisth.AI an und wiederholen Sie den Importvorgang