Trennung von Rechnungen

Die Trennung der Rechnungen erfolgt in Logisth.AI, sobald eine PDF-Datei mit Rechnungen in die Belegverarbeitung eingespielt wird.

Empfehlung: Um den Prozess weiter zu optimieren, empfehlen wir, verstärkt mit dem vorgesehenen Workflow zu arbeiten und Rechnungen per E-Mail zu übermitteln. So wird ein Medienbruch vermieden, der entsteht, wenn Rechnungen oder Rechnungsseiten unterschiedlich übermittelt werden (z. B. eine per E-Mail, die andere per Scan). Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf und reduziert den Einsatz der Scanstraße.

Achtung! Die Trennung erfolgt je nach PDF-Arten. Es sind folgenden Unterschiede zu beachten:  

Trennkriterien für Rechnungen / PDF - Dateien

ER-Rechnungen (Eingangsrechnungen - Ausgaben)

• Es erfolgt keine Trennung, wenn das PDF-Dokument Bild (gescannte Datei) enthält, es sei denn, es handelt sich um AR-Rechnungen.

AR-Rechnungen (Ausgangsrechnungen - Einnahmen)

• Bei Ausgangsrechnungen (PDF-Text) richtet sich die Trennung nach der fortlaufenden Nummerierung der bereits verbuchten Belege.

Zum Beispiel: Wenn die Belege 1, 2 und 3 bereits verbucht wurden, erkennt Logisth.AI die nächsten fortlaufenden Nummern (z. B. 4, 5, 6) als separate Rechnung.

Trennkriterien

Trennkriterien werden nacheinander geprüft. Wenn 1 nicht zutrifft, folgt 2, dann 3, und so weiter.

1. Seitennummerierung

Eine neue Rechnung wird erkannt, wenn Begriffe wie:

• „Seite“
• „Seite 1 von 4“
• „Page“
• „Blatt“ auf einer Seite erscheinen.

Achtung! „1/2“ wird nicht als Trennzeichen erkannt.

2. QR-Code

Ein QR-Code auf einer Seite signalisiert immer den Beginn einer neuen Rechnung.

3. Summengleichheit

Wenn auf Folgeseiten wiederholt die gleiche Endsumme erscheint, wird davon ausgegangen, dass keine Trennung der Rechnung erforderlich ist.

4. IBAN-Erkennung Identische IBANs von Kunden oder Lieferanten auf verschiedenen Seiten deuten darauf hin, dass es sich um dieselbe Rechnung handelt -es sei denn, eines der oberen Trennkriterien trifft zu.

Keine Trennung

Falls keines der oben genannten Trennkriterien zutrifft, wird keine Trennung der Rechnung vorgenommen. Hinweis: Falls ein Trennkriterium zutrifft und trotzdem keine Trennung erfolgt, bitte das Support-Team kontaktieren. Geben Sie dabei die PDF-Datei sowie die Klienten-Nummer und das Buchungssymbol an.