BMD

Willkommen zum Handbuch für die Integration von BMD und Logisth.AI!

In diesem Abschnitt finden Sie detaillierte Anleitungen und Schritt-für-Schritt-Erklärungen, um die nahtlose Verbindung zwischen BMD und Logisth.AI herzustellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die beiden Systeme effizient zusammenarbeiten lassen, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren

Belegaustausch mit Logisth.AI

Um Belege effizient mit BMD auszutauschen, beachten Sie bitte folgende Schritte:

Die klare Kategorisierung und Freigabe der Dokumente erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater, Buchhalter und Klient. Nutzen Sie die automatischen Funktionen, um den Prozess noch effizienter zu gestalten.

Verbindung zum Schnittstellenserver

Normalerweise werden regelmäßig die neuesten Updates installiert und geholt . Das bedeutet, dass die automatische Aktualisierung nicht funktioniert, wenn:

Wenn eine veraltete Version installiert ist, ist diese maximal 30 Tage lang gültig. Der Kunde erhält die Meldung "Schnittstellenversion veraltet! Noch X Tage Zeit, um zu aktualisieren!"

Hier ist die Anzahl der Tage, in denen es möglich ist, mit logisth.ai zu arbeiten.

Achtung! Nach Ablauf der Tage ist es nicht mehr möglich, Importe durchzuführen oder mit Logisth.ai zu arbeiten.

Fixes Kundenkonto bei AR

Um bei einem bestimmten Kunden ein festes Kundenkonto für Ausgangsrechnungen zu hinterlegen, sind folgende Schritte im BMD-System auszuführen. Dies sorgt dafür, dass beim Hochladen von Ausgangsrechnungen im Logisth.AI-System automatisch das festgelegte Kundenkonto vorgeschlagen wird und nicht der Kunde aus der OCR-Erkennung.

Schritte zur Einrichtung eines festen Kundenkontos:

Durch diese Konfiguration wird bei jeder neuen Ausgangsrechnung im Logisth.AI-System automatisch das hinterlegte Kundenkonto verwendet.

Zahlungen aus der Vorerfassung

Hier wird die Möglichkeit erläutert, die Rechnungen und Teilrechnungen aus der Vorerfassung unter "Zahlungen" zu bezahlen. Die genauen Schritte zur Verrechnung sind unten beschrieben.

Achtung:

 Bei dieser Variante müssen Sie aber die Auszifferung der Belege manuell im BMD zuordnen.

Bei Zahlungen mit Skonto wird, BMD-bedingt, das Skontokonto mit 0% bebucht (z.B.: 5805). Um

Die Auszifferung kann leider nicht importiert werden, wenn ein Benutzer gleichzeitig in BMD unter "Buchungen" und Logisth.AI "Zahlungen" aktiv ist und diese Fenster gleichzeitig geöffnet hat. Dies aktiviert eine Sperre und somit ist der Import nicht möglich. Der User sieht die Belege wieder als „offen" vermerkt.

Schritte zur automatischen Auszifferung (ab 31. Januar 2022)

1. Diese Funktion muss jedoch zuerst in den allgemeinen Einstellungen aktiviert werden!

 

2. Rechnung importieren durch Belegverarbeitung in der BMD (Ansicht aus der Vorerfassung)

 

3. Zahlen unter "Zahlungen" in Logisth.AI

 

4. Journal BMD (Ansicht)

 

5. Verbuchen aus der Vorerfassung

 

6. Buchen; Funktionen; Manuelle Auszifferung

 

7. Manuelle Auszifferung; Funktionen; Autom. Auszifferung Rng-Zlg

 

8. Autom. Auszifferung Rng-Zlg; Ausziffern nach: Beleg - Nr

 

9. Überprüfen im Journal - Auszifferung

Schritte zur manuellen Auszifferung (Variante II)

1. Diese Funktion muss jedoch zuerst in den allgemeinen Einstellungen aktiviert werden!

 

2. Übermitteln Sie zunächst Ihre Rechnungen in der Vorrerfassung.

3. Dann können Sie Ihre übermittelten Rechnungen unter Zahlungen sehen und diese bezahlen.

4. Nachdem Sie die Rechnung in Logisth.AI bezahlt haben, können Sie diese in der Vorerfassung ausziffern.

5. Auszifferung Zahlung und Teilzahlung - BMD Schritte:

FIBU; Buchen; Vorerfassung

 

Strg + K = Kontoblatt; Kontonummer (Lieferant)

Strg + M = Manuelle Auszifferung

 

Einen Doppelklick zuerst auf den gezahlten Teilbetrag und dann auf den vollen Rechnungsbetrag.

 

Strg + R (Rest) – So werden die beiden Rechnungen miteinander verknüpft

 

Logisth.AI Payment – Rechnung sichtbar

Einrichtung der Zahlung

Es ist vorgesehen, dass jede IBAN ein Gegenkonto hat. Im nächsten Punkt sehen Sie, wie das Gegenkonto für die IBAN erreicht werden kann.

BMD Einleitung:
  1. Firma allgemein - Feld 285 IBAN

     

  2. Bankverbindung
  3. Bankverbindung: Feld 66 Verr. Konto Telebanking Inland EU das Konto einfügen und speichern

Empfehlungen:

Auszifferung BMD

Folgendes ist zu berücksichtigen

Die Auszifferung kann NICHT importiert werden, wenn ein Benutzer sowohl in der BMD-Software unter "Buchungen" als auch in „Zahlungen“ bei Logisth.AI aktiv ist und beide Fenster gleichzeitig geöffnet hat. In diesem Fall tritt eine Sperre auf, die den Importvorgang verhindert. Der Benutzer wird die Belege weiterhin als "offen" gekennzeichnet sehen.

Limitationen im Buchhaltungssystem

Informationen finden Sie hier.

Auszifferung Teilzahlung – BMD Schritte

  1. FIBU > Buchen

  1. Strg + K = Kontoblatt > Kontonummer (Lieferant)

  1. Strg + M = Manuelle Auszifferung

  1. Einen Doppelklick zuerst auf den gezahlten Teilbetrag und dann auf den vollen Rechnungsbetrag.

  1. Strg + R (Rest) – So werden die beiden Rechnungen miteinander verknüpft

  1. Logisth.AI Payment – Rechnung sichtbar

Buchungssymbole

BMD-Buchungssymbole in Logisth.AI anzeigen

Buchungssymbole im BMD werden in Logisth.AI nur dann angezeigt, wenn sie den Typ "Rechnung" oder "Zahlung" haben.

Treffen Sie die Anpassung unter: Buchen > Buchungssymbole > TYP Rechnung/Zahlung.

Achtung! Bitte beachten Sie, dass Buchungssymbole ohne einen Typ nicht angezeigt werden.

BMD | Buchungssymbol – Typ zuordnen

Zahlen mit Skonto

Bei Zahlungen von Rechnungen mit Skonto sollten Sie zuerst die Skonto-Konten im BMD definieren, da Logisth.AI keine Wirkung auf die Auswahl des Kontos hat. Bei der Verbuchung der Rechnung im BMD (nicht im Vorerfassen!), sollten Sie die Steuercodes und Prozentsätze definieren. Dadurch wird das Skontokonto festgelegt.

Sie finden diese Einstellungen unter:

In dieser Übersicht finden Sie für jeden Steuercode und jeden Prozentsatz das entsprechende Skontokonto. Dies gewährleistet eine korrekte Darstellung bei der Auszifferung von Zahlungen im BMD Journal oder in den offenen Posten.

BMD | Zahlen mit Skonto | Skonto-Konto anlegen
BMD | Zahlen mit Skonto | Skonto-Konto anlegen

Dokumentenaustausch Logisth.AI

Voraussetzungen

  1. Das Dokumentenarchiv muss am Schnittstellenserver als Share verfügbar sein.
  2. Für die Übermittlung von Dokumenten an die Kanzlei müssen Kategorien im Klientenarchiv freigegeben werden.
  3. Dokumente im Kanzleiarchiv können mittels BMD.com Feld freigegeben werden.

Freigabe von Kanzleidokumenten (Übermittlung an den Klienten)

Dokumente im Kanzleiarchiv können zur Ansicht und Download freigegeben werden. Dafür muss im Kanzleiarchiv lediglich bei dem Dokument das BMD.com Flag gesetzt werden

Die Freigabe erfolgt durch das auch von BMD.COM verwendete Datenbankfeld „DOK_FREIGABE_KUNDE“ im Kanzleiarchiv des jeweiligen Kunden. Dieses Freifeld muss eingeblendet werden. (Spalte hinzufügen, nachher speichern)

Freigabe von Kategorien im Mandantenarchiv (Übermittlung vom Klienten an den Stb)

Klienten können Dokumente in freigegebene Kategorien an den Steuerberater übermitteln.

Diese werden in das DEFAULT BMD Mandantenarchiv des jeweiligen Kunden importiert, für den zuständigen Mitarbeiter kann entweder

  1. Eine Frist oder
  2. Eine Aufgabe

automatisch angelegt werden.

Es werden alle Dokumente einer freigegebenen Kategorie unter „Dokumente“ angezeigt.

Zusätzlich werden Dokumente mit „BMD.COM“ Flag nicht freigegebener Kategorien angezeigt.

Damit ein Dokument in der Logisth.AI ersichtlich ist, muss die Kategorie zuerst freigegeben werden:

Freigabe von Mandantenarchiven

Automatische Anlage einer Frist oder Aufgabe bei Import.

Aufgabe

  1. „Aufgabe erstellen“ muss bei der Kategorie auf „automatisch“ gesetzt werden
  2. muss diese Einstellung in Logisth.AI aktiviert werden

Frist

  1. Muss in Logisth.AI aktiviert werden
  2. bitte geben Sie die Fristennummer bekannt

Freigabe von Ordnern zur Übermittlung an die Kanzlei (alt, bitte Freigabe Kunde verwenden)

Menüpunkt DMS; Dokumentenkategorien


Dokumentenkategorien für Freigabe von Archiven

Die Freigabe erfolgt durch Setzen des Datenbankfeldes DKT_FREIFELDA7_80=1 (BMD Feldnummer 5) im jeweiligen Archiv:

Damit das Feld sichtbar wird im rechten Fenster - auf den Spaltenüberschriften mit der rechten Maustaste - Spalte hinzufügen angeklickt.

Dokumentenkategorien – Spalte hinzufügen


Dokumentenkategorien - Feldselektion

Hier wurde das Feld bereits umbenannt.

Für ein einfaches Setzen kann das Bearbeitungsfenster der Kategorien adaptiert werden:

                                               Kategorie bearbeiten mit Freifeld.

 

Es werden auch Dokumente (und deren Kategorien freigegeben), bei denen das BMD.COM Feld DOK_FREIGABE_KUNDE gesetzt ist.

Filialen & EU OSS

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Filialen in BMD und Logisth.AI effektiv verwalten und synchronisieren können. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse über mehrere Standorte hinweg optimieren und eine reibungslose Kommunikation zwischen den Filialen und der Zentrale gewährleisten.

EU-OSS Eingabe von Steuersätzen wird im unterstützt. Bitte legen Sie dafür für die entsprechenden Länder Filialen an. Die betreffenden Steuersätze der Länder werden dann auch in der Rechnungserkennung und in der Eingabe in der Belegverarbeitung freigeschalten. Wenn der Steuersatz eindeutig zugeordnet werden kann, dann wird auch die Filiale bereits richtig gesetzt.

EU-OSS Filiale im BMD

Konsolidierten Fibus

Bei Logisth.AI unterstützen wir keine konsolidierten Fibus, um die Fehlerquote zu reduzieren. Das Konsolidierungs-KZ sollte auf "keine" oder "-" gesetzt werden. Wenn der Parameter in der Konsolidierungs-FIBU auf "Nein" gesetzt ist, dann wird dieser Parameter in den einzelnen FIBUs geprüft.

Dies sind die einzelnen Schritte für die Konsolidierungsänderung im BMD:

 

 

Buchungssperre & Fix Konten

Die folgenden Konten werden zur Buchung weder vorgeschlagen noch sind sie in der Belegverarbeitung auswählbar.

Prüfen Sie gegebenenfalls die BMD Einstellungen

FIXKONTEN

Fixkonten

STEUERKONTEN

Steuerkonten

KONTEN FÜR GEWINN UND VERLUSTBUCHUNG

Gewinn-/Verlustbuchung

KONTEN BEI BÜCHERN IN DER VORERFASSUNG

Konten bei Büchern in der Vorerfassung

Gesperrte Konten

In Logistgh.ai werden Konten, die eine Buchungssperre enthalten oder als Fixkonten definiert sind, nicht als bebuchbare Gegenkonten berücksichtigt.

Buchungssperre von Konten

Wenn auf einem Konto eine Buchungssperre gesetzt ist, darf auf dieses Konto nicht mehr gebucht werden (z. B. wenn irrtümlich auf ein Konto gebucht wurde, diese Buchung storniert wurde und nicht mehr auf dieses Konto gebucht werden soll).

Am Kundestamm gibt es im Reiter "FIBU-Konto" das Feld Buchungssperre.

Wichtig! Buchungssperre ist mit JA (es dürfen keine Aufträge mit diesem Rechnungsempfänger angelegt werden) oder NEIN auszuwählen. Wenn die Buchungssperre auf Ja gesetzt ist, wird das Konto von Logisth.AI nicht gelernt und nicht zur Auswahl angezeigt.

Unter Sachkontenbearbeitung gibt es die Möglichkeit, eine Buchungssperre für einen bestimmten Kunden/Lieferant und ein bestimmtes Konto anzulegen.

 

Fixkonten

"Fixkonten“ sind Personensammel-, Eröffnungsbilanzkonten, Bestandsveränderungen, Kursgewinn-, Kursverlustkonten, Skontokonten nicht steuerbar, Zahllast-, Rundungsdifferenzkonten, noch nicht fällige VSt- und USt-Konten, Konten für Anzahlungen, sowie der Verbuchung des Jahresergebnisses (Jahresgewinn, Jahresverlust, Gewinn GuV, Verlust Guv), Steuerkonten, Gegenkonten für aktive bzw. passive Abgrenzungen, sowie Privatanteile.

Unter Finanzbuchhaltung - Stammdaten - Fixkonten finden Sie die Fixkonten für die jeweilige Firma und Firmennummer.

Normalerweise werden die Fixkonten bereits bei der Anlage der FIBU aus dem Standardkontorahmen übernommen. Hier können die Fixkonten nachträglich aus dem Standardkontorahmen übernommen werden.

Steuerliche Niederlassungen (Auslandsfilialen)

Viele Unternehmen expandieren und gründen einen neuen Standort im Ausland. Diese werden ausländische Niederlassungen genannt.

Diese müssen im BMD neu angelegt werden, da jeder Standort im Ausland über eine andere UID Nummer verfügt. Für die Rechnungserkennung in Logisth.ai ist die richtige Angabe der bestimmten FIBU- Filiale sehr wichtig.

Ansonsten kann fälschlicherweise die eigene ausländische Niederlassung als Lieferant erkannt werden.

Fibu; Stammdaten; diverse Stammdaten

   Steuerliche Niederlassung definieren

BMD Vorzeichnung bei der Planung

In bestimmten Fällen können negative Vorzeichen bei der Planung angezeigt werden. Dies ist kein Fehler von Logisth.AI, sondern eine Einstellung in BMD.

Hier können Sie die Vorzeichen in BMD definieren

Übersicht über alle FIBU-Parameter > 10 Controlling/BWA > Allgemeine Einstellungen > Darstellung der Vorzeichen

BMD | Planung – Vorzeichen definieren

Planversion Sperren

Um eine Planversion zu sperren, führen Sie bitte folgende Schritte in BMD durch:

  1. BMD NTCS - Controlling - Budget/Bilanz/Plan-Bilanz - Plan-Bilanz

 

  1. Budget- Modelle- Nr. Auswahl

 

  1. In der Liste der Budgetmodelle markieren Sie das Budgetmodell und gehen auf Bearbeiten (F6).

 

  1. Im Bearbeitungsmodus des Budgetplans ist es möglich, im Feld 36 "Gesperrt" auszuwählen, ob das Budget gesperrt werden kann oder nicht. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie auf die entsprechende Taste Speichern klicken.

 

 

Achtung! Wenn Sie eine Planversion als gesperrt definieren, können Ihre Kunden die Daten nur auf eine neue Planversion in Logisth.AI übernehmen, doch die gesperrte Planversion ist nur sichtbar und kann nicht geändert werden.