DATEV
In diesem Handbuch finden Sie alle Informationen, die Sie über Datev benötigen:
Die Einleitung: Unterschiede zu BMD.
Über Buchungssymbole, Perioden und Fibus in der Belegverarbeitung, sowie automatische Anlage/Änderung von Kunden/Lieferanten.
Die Installation und die verwendete Datev API Funktionen.
Unterschiede zu BMD:
Es wird kein Schnittstellenserver benötigt, die Daten werden mittels datev desktop API abgeholt
Es gibt keinen Queue Server, die Daten werden direkt in Datev über das API importiert
Kunden/Lieferanten können automatisch angelegt und geändert werden
Daher gibt es auch kein Makro für die Anlage/das Ändern von Personendaten
Importiert wird mit einem Buchungsstapel als Buchungsvorschlag, das Datum des Stapels ist der Monat der ausgewählten Periode
In der Benachrichtigungs-Email nach einem Import werden die angelegten und geänderten Lieferanten und Kunden dokumentiert
Derzeit sind folgende Funktionen noch nicht implementiert:
Bilanz

Caches
Zwei Arten von Cache-Typen
10300 Cache Timeout in Minuten (für Bewegungsdaten)
10031 Cache Timeout in Minuten für Stammdaten
Einstellmöglichkeit unter Einstellung | Firma bearbeiten |Allgemeine Einstellungen
 
Die Dauer der Ablaufzeit kann individuell festgelegt werden.
Der Cache ist jeweils spezifisch für eine Funktion, einen Mandanten und ein Geschäftsjahr. Das bedeutet, es gibt tatsächlich viele separate Caches für jede einzelne Funktion, wie zum Beispiel:
Alle Mandanten
Stammdaten des Mandanten 4711
Offene Posten des Mandanten 4712 im Geschäftsjahr 202301
Journal des Mandanten 4713 im Geschäftsjahr 202301
Der Cache für alle Mandanten existiert nur einmal, während der Cache für die Mandantenstammdaten für alle Geschäftsjahre gilt.
10300 Cache Timeout in Minuten (für Bewegungsdaten)
• Rechnungen (Journal): Der Cache dient dazu, doppelt gebuchte Rechnungen zu erkennen. Dies führt dazu, dass das erste Laden einer Rechnung länger dauert, da zuerst das gesamte Journal abgerufen werden muss.
• Offene Posten
• Saldenliste und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Tipp: Die ideale Einstellung dafür beträgt 4 Stunden.
Im Extremfall kann es vorkommen, dass der Mandant bis zu 4 Stunden lang keine neuen Daten sieht. In der Regel wird der Mandant sich einloggen, und die aktuellen Daten werden geholt, da entweder kein Cache vorhanden ist oder dieser abgelaufen ist. Der Extremfall tritt nur auf, wenn der Mandant seine Daten häufig abruft, unabhängig davon, ob er sich aus- und wieder einloggt.
Der Cache für Mandantendaten wird nur dann aufgebaut, wenn ein Mandant/Fibu über die Benutzeroberfläche abgerufen wird, und dies geschieht jeweils nur für die spezifische Funktion. Daher kann es unterschiedliche Ablaufzeiten für den Cache geben, abhängig von den Anforderungen und Verwendungszwecken, wie das Journal, die offenen Posten usw.
Sonderfälle, in denen der Cache der betroffenen Funktion geleert wird.
• Logisth.AI legt einen Kunden/Lieferanten an oder ändert diesen.
• OP oder Journal wird ein Kunde/Lieferant nicht gefunden.
• Anmeldung eines Mitarbeiters mit einem neu zugeordneten Mandanten, der noch nicht im Cache aller Firmen ist.
• Beim Verarbeiten von Rechnungen (Belegverarbeitung) werden immer die aktuellen Kunden/Lieferanten abgerufen, ohne Cache.
Vorteil längere Cache-Zeiten:
• Schnellere Datenzugriffe, da weniger häufig auf das API zugegriffen wird.
Nachteil längere Cache-Zeiten :
Der Mandant sieht alte Daten, bis der Cache abläuft.
• Veränderungen in den Stammdaten werden erst wirksam, nachdem die Cache-Zeit abgelaufen ist, beispielsweise:
Änderungen an der UID oder am Namen.
Das Anlegen neuer Geschäftsjahre.
Das Anlegen neuer Mandanten.
10031 Cache Timeout in Minuten für Stammdaten
Betrifft:
Alle Mandanten
Mandant mit Firmenstammdaten und Fibus
DMS Info welche Kategorien es gibt
Kostenstellen
Zahlungsbedingungen
VAT posting groups
Countries
Verantwortlichkeiten
Mitarbeiter der Kanzlei
Firmenstrukturen
Kunden/Lieferanten
Sachkonten
Die ideale Einstellung dafür beträgt 1 Tag, wobei die Mindesteinstellung bei 4 Stunden liegt. Werte, die kürzer als 4 Stunden sind, werden ignoriert.
Der Cache wird täglich ab 5 Uhr neu geschrieben, und zwar für alle Mandanten sowie für diejenigen Mandanten, bei denen Belege verarbeitet wurden. Wenn die Cache-Zeit auf 1 Tag eingestellt ist, erfolgt die Aktualisierung daher ziemlich rasch. Dies betrifft:
Alle Mandanten
Mandant mit verarbeiteten Belegen (Mandantenstammdaten, Fibus)
Journal des jeweiligen Mandanten
Das Abrufen aller Mandanten dauert sehr lange und wird bei jeder Funktion benötigt. Datev weist jedem Mandanten eine interne ID zu, die erst geliefert wird, wenn alle verfügbaren Mandanten abgerufen werden. In der weiteren Verarbeitung wird nur mit dieser ID gearbeitet. Zum Beispiel hat der Mandant mit der Nummer 23456 die ID: 45691ece-1f88-403f-8d45-f08016bc60f6.
Der Cache dient dazu, zwei Hauptziele zu erreichen:
a) Die Überlastung der Datenbank/API beim Steuerberater zu reduzieren.
b) Die Geschwindigkeit an der Benutzeroberfläche zu erhöhen, da API-Aufrufe oft zeitaufwändig sind. Durch das Caching können bereits abgerufene Daten schnell wiederverwendet werden, anstatt sie erneut von der API zu beziehen, was die Benutzererfahrung verbessert.

Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter anlegen - verfügbare E-Mail-Adressen
Es wird nur das Anlegen eines Mitarbeiters erlaubt, für den es einen Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse in Datev gibt.
Sind mehr Mitarbeiter gewünscht, können in der Notiz des Mitarbeiters weitere E-Mail-Adressen eingetragen werden, die dann auch beim Anlegen neuer Mitarbeiter angeboten werden.

Sachkonten Datev
Sachkonten Belegansicht (Rechnungsbearbeitung)
Es werden die bebuchten Konten (utilized) angezeigt, mit Ausnahme der folgenden:
Kassa-/Bankkonten (Hauptfunktion = 10)
Steuerkonten (Zusatzfunktion = 4)
Skonto-Konten (Zusatzfunktion 6 und Hauptfunktion 20)

Buchsymbole
Datev selbst hat keine Buchsymbole. Es werden spezifische Buchsymbole für verschiedene Transaktionen erstellt:
1. Eingangsrechnungen - wenn der Mandant ein Bilanzierer ist oder Kreditoren/Debitoren hat.
2. Ausgangsrechnungen - wenn der Mandant ein Bilanzierer ist oder Kreditoren/Debitoren hat.
3. Kassa - hat jeweils ein eigenes Buchsymbol pro Gegenkonto Siehe dazu Einstellung 10510- entweder alle Konten oder nur gebuchte Konten werden übernommen).
3.1. Kassakonten
Kassakonten haben Geldkonten (Hauptfunktion 10) in den folgenden Rang (auch fünfstellig):
SKR03: 1000-1099
SKR04: 1600-1699
SKR07: 2700-2780
Bei E/A-Rechnern werden die folgenden Verrechnungskonten verwendet, wenn keine Kassakonten vorhanden sind:
• aus Klasse 2 (2000-2999)
• Geldkonten (Hauptfunktion 10)
• Generelle Funktion (Funktion 3)
4. Bank
Das Buchsymbol für Bank wird je nach Einstellung 10510 erstellt, wobei entweder alle Konten oder nur gebuchte Konten berücksichtigt werden. Weitere Informationen sind in Einstellung 10500 zu finden.
4.1. Bankkonten
SKR03: 1100-1250
SKR04: 1700-1799
SKR07: 2800-2879
Für SKR07 (derzeit nicht verfügbar für SKR03 oder SKR04) können zusätzliche Konten je nach den Einstellung 10503 und Einstellung 10504 erstellt werden.
Kreditkarten haben Buchsymbole im Bereich 3130-3139
Gesellschafter haben Buchsymbole im Bereich 3760-3767.

Automatische Anlage und Änderung von Kunden und Lieferanten
Anlage:
Wenn keine zugeordneten Lieferanten-/Kundennummer gefunden werden konnte
UID muss vorhanden sein
Oder Benutzer hat in der Rechnungsansicht einen neuen Kunden/Lieferanten angelegt
Änderung:
UID wurde erkannt
Oder Benutzer hat in der Rechnungsansicht den Kunden/Lieferanten modifiziert