Dokumente Funktionen

Gliederung
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Die Funktion "Dokumente" ist in zwei Abschnitte unterteilt: "Dokumentenupload" und "Dokumentenmappe".
Im Abschnitt "Dokumentenupload" können Dokumente hochgeladen werden, und es wird eine Liste der noch nicht importierten Dokumente angezeigt.
Unter "Dokumentenmappe" finden sich bereits importierte Dokumente sowie von Steuerberatern freigegebene Dokumente.
Filter
       Filter
Filtern nach Kategorien
Achtung! Unter "Kategorien" werden die vom Steuerberater im Buchhaltungssystem definierten Kategorien angezeigt. Bei fehlenden Kategorien bitte ihren Steuerberater kontaktieren.
                                                                     Filtern nach Kategorien
Filtern nach Status
Es besteht die Möglichkeit, Dokumente nach ihrem aktuellen Status zu filtern:
Hochgeladen (rotes Schloss)
Freigeschaltet (grünes Schloss)
Import (Ladekreis)
                                                                       Filtern nach Status
Suchfunktion in Dateien, Kategorie oder Betreff.
                                                                    Suchfunktion
Erklärung der Schaltflächen
Aktionen
Dokumente hochladen
Dokumente hochladen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente hochzuladen:
a) Drag-und-Drop auf den "Hochladen"-Button.
b) Klicken auf den "Hochladen"-Button.
Dokumente können auch über die App hochgeladen werden.
Nach dem Auswählen der Dateien und Ziehen in das "Hochladen-Fenster" muss eine Kategorie ausgewählt werden.
Optional kann ein Betreff für hochgeladene Dokumente vergeben werden.
   Dokumente hochladen
Achtung! Bei erneutem Hochladen von Dokumenten wird die zuletzt verwendete Kategorie und der Betreff vorgeschlagen.
2. Bearbeiten
Unabhängig von dem Freigabe-Status (grün oder rot) können Kategorie und Betreff nach Bedarf angepasst werden.
   Bearbeiten
2.1 Dokumente in Belegupload verschieben
Achtung! Erfordert Berechtigung "Belege und Dok. Manager".
Um Dokumente in Belegupload zu verschieben:
Dokument auswählen.
"Bearbeiten" klicken.
"Verschieben in Belegupload" auswählen.
Nach dem Verschieben des Dokumentes unter Belegupload:
Der Beleg wird ohne definierten Periode und Buchungssymbol unter Belegupload angezeigt.
Beleg auswählen.
"Bearbeiten" klicken.
FiBu, Periode und Buchungssymbol definieren und mit "Bearbeiten" speichern.
Der Beleg befindet sich nun in der Belegliste.
3. Herunterladen
Mit Klick auf "Herunterladen" können Dokumente einzeln oder gemeinsam als ZIP-Datei heruntergeladen werden.
  Herunterladen
4. Freigeben
    Freigeben
Hochgeladene Dokumente werden mit Statussymbol "Rotem Schloss" angezeigt.
Einzelne oder mehrere Dateien können gleichzeitig durch Klick auf den "Freigabe-Button" freigegeben werden.
5. Import
Nach der Freigabe können Dokumente importiert werden.
Import
Hinweis bei Import großer Dokumentenmengen
Wenn mehr als 50 Dokumente für den Import in das Buchhaltungssystem ausgewählt wurden, ist die Option „Import“ ausgegraut.
Es wird eine Meldung angezeigt, dass der Import in diesem Fall nicht möglich ist.
Import mehr als 50 Dokumente
Hinweis Es ist möglich, verschiedene Kategorien von Dokumenten gleichzeitig zu importieren.
Nach jedem importierten Dokument erhält der Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail.
6. Löschen
Mit "Löschen" können einzelne oder mehrere Dokumente gelöscht werden.
    Löschen
Achtung! Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
Status von Dokumenten
Freigegeben - Symbol: Grünes Schloss
Dieser Status wird nach der Freigabe des Dokuments vergeben. Das Dokument kann nun in das Buchhaltungssystem importiert werden.
Gesperrt - Symbol: Rotes Schloss
Jedes Dokument erhält diesen Status unmittelbar nach dem Hochladen.
Warnung (Fehlimport) - Symbol:Orange Ausrufezeichen
Dieser Status weist auf einen Importfehler hin. Die häufigste Ursache ist ein nicht erreichbares Buchhaltungssystem (Server). Dokumente mit diesem Status können entweder heruntergeladen oder erneut importiert werden.
Laden-Button- Symbol: Ladebalken Zeigt während der Aktion "Import" den Fortschritt des Dokumentenimports an.
Dokumentenmappe
In der Dokumentenmappe befinden sich alle bereits importierten Dokumente sowie jene, die vom Steuerberater freigegeben wurden.
Die Dokumente sind nach Kategorien strukturiert und können innerhalb jeder Kategorie ein- und ausgeklappt werden, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten.
Dokumentemappe
Zusätzlich kann jedes Dokument – unabhängig vom Format (z. B. PDF, XML, DOCX, PNG usw.) – direkt angezeigt werden.
Über das Augen-Symbol lässt sich die Dokumentenansicht jederzeit ein- oder ausblenden.
Dokumentenansicht
In der Tabelle der Dokumentenmappe werden unter anderem folgende Informationen dargestellt:
Die Ansicht der Tabelle kann individuell angepasst werden: Über das Symbol mit den drei Linien oben links in der Tabelle können Spalten ein- oder ausgeblendet werden – ganz nach Ihren persönlichen Präferenzen.
Tabelle Anpassung