OCR & Automatische Erkennung Durch die OCR-Funktion in Logisth.AI können Rechnungen, Belege und andere Dokumente automatisch erkannt und die relevanten Informationen extrahiert werden. Dadurch entfällt die mühsame manuelle Dateneingabe, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt und die Fehlerquote minimiert. In diesem Abschnitt des Handbuchs erfahren Sie, wie die OCR-Technologie in Logisth.AI funktioniert und wie Sie sie effektiv nutzen können, um Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Tauchen wir ein und entdecken Sie die Vorteile und Möglichkeiten der OCR-Integration in Logisth.AI! Erkannte Rechnungsmerkmale Logisth.AI versucht, alle buchungsrelevanten Felder der Rechnung zu erkennen. Im Falle von Scanfehlern, insbesondere bei qualitativ schlechten Scans (oft bei Kassabelegen) oder exotischen Rechnungsformaten, ist dies leider nicht immer möglich. Folgende buchungsrelevante Felder werden erkannt: Rechnungsdatum Kunden/Lieferantenkonto Sachkonto Belegnummer Prozentsätze mit jeweiligen Bruttobeträgen Währung IBAN/BIC Skonto Zahlungsreferenz Die erkannten Felder werden auf den Rechnungen zur einfacheren Kontrolle markiert. Es kann passieren, dass erkannte Felder aufgrund von Scanfehlern nicht markiert sind. Sachkonto Aufwands-/Ertrags- bzw. aktives oder passives Bestandskonto aus gelernten Buchungen Wird kein gelerntes Sachkonto gefunden, verwendet das System automatisch das Standard-Vorschlagskonto aus dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm. Bei Gehaltsabrechnungen erkennt das System das Spezialformat und übermittelt als Belegdatum automatisch den letzten Tag der jeweiligen Verrechnungsperiode. Standardmäßig wird das Konto 6200 vorgeschlagen, sofern vorhanden und noch kein anderes Konto angelernt wurde. Kunden/Lieferantenkonto Die Ermittlung des Kunden/Lieferantenkontos erfolgt aufgrund einer übereinstimmenden UID Nummer im Kunden/Lieferantenstamm aufgrund gelernter Buchungen (siehe Kapitel „Lernen aus Buchungen“) aufgrund Textvergleiche der Firmenbezeichnung einer gefundenen UID Nummer mit dem Kunden/Lieferantenstamm bei Rechnungen ohne UID Nummer: Ermittlung des Kunden/Lieferanten Feldes mit Firmenbezeichnung, Adresse, Postleitzahl und Vergleich mit Stamm Falls kein Firmenfeld erkannt: Textvergleichen Rechnungsbereiche Für eine optimale Kunden/Lieferantenerkennung ist die Pflege der Stammdaten erforderlich. Logisth.AI unterstützt die Stammdatenpflege und bietet bei installiertem Feldmakro Kunden/Lieferanten die Anlage und Update an. Ideale Voraussetzungen für die Erkennung sind: Vollständiger Firmenbezeichnung (Felder Name, Vorname, Zusatzname werden berücksichtigt) Adresse Postleitzahl UID wenn vorhanden IBAN Leitfaden: Höchste Erkennungswahrscheinlichkeit bei UID oder IBAN Match (wenn auf Rechnung vorhanden) Ohne UID/IBAN (nicht im Stamm oder auf Rechnung gefunden): Bestes Ergebnis, wenn Firmenbezeichnung, Adresse und Postleitzahl übereinstimmen Match von Teilen des Firmennamens werden am höchsten bewertet Belegnummer wird bei Kassa fortlaufend ab dem übergebenen Startwert der Eingabemaske in der Belegverarbeitung vergeben und als „externe Belegnummer“ importiert bei ER/AR erkannte Rechnungsnummern (falls „externe Belegnummer“ aktiv wird die erkannte Rechnungsnummer im Feld „ext-belnr“ an die Buchhaltung übergeben) Logisth.AI richtet sich nach den bereits verbuchten Belegnummern dieses Lieferanten und sucht diese Kombination auf der Rechnung. Es muss für die Erkennung die verbuchte Belegnummer auf der Rechnung sein und nicht nur Teile davon (z.B. ohne führende Nullen oder ohne das Jahr) Belegdatum Unterstützung aller gängigen Formate: DD.MM.YYYY YYYY.MM.DD Ausgeschriebener Monat (z.B.: „3. November 2018“) mehrsprachig Als Trennzeichen zwischen den Zahlen werden Schrägstriche, Leerzeichen, Bindestriche, etc., zugelassen. Tag und Monat werden ein oder zweistellig, Jahre zwei oder vierstellig erkannt. Regeln für ein gültiges Belegdatum: maximal 1 Jahr zurück vom Tagesdatum weg gerechnet innerhalb des Geschäftsjahres Belegkreis Kassa: Datum muss in der Buchungsperiode liegen Falls kein gültiges Datum gefunden, bzw. ein an sich gültiges Datum verworfen wurde, übermittelt Logisth.AI das Datum der zuvor eingelesenen Rechnung bzw. den ersten der Buchungsperiode, falls es sich um die erste Rechnung handelt. Logisth.AI versucht bei Vorhandensein von mehreren Datumsfeldern das richtige Rechnungsdatum zu erkennen: Ausscheiden von Eingangsstempeln Nicht Berücksichtigung von z.B. „Lieferdatum“, „Bestelldatum“, etc. UID Nummer UID-Nummern werden u.a. für die Erkennung eines Kunden/Lieferanten herangezogen. Erkannte UID-Nummern müssen eine valide Prüfsumme haben werden auf Gültigkeit überprüft Die Erkennung von UID-Nummern erfolgt auch über das Impressum von gefundenen Webadressen. Bei mehreren gefunden UID-Nummern wird die erste UID-Nummer herangezogen, außer es ist eine der gefundenen UID-Nummern im Kunden/Lieferantenstamm hinterlegt. Sind auf der Rechnung mehrere UID-Nummern angegeben, wird geprüft, ob ein Wort aus dem jeweiligen Unternehmensnamen im Rechnungstext vorkommt. Ist dies der Fall, wird die entsprechende UID-Nummer verwendet. Derzeit unterstützte UID-Nummern: gesamte EU-Länder inkl. Norwegen, Schweiz, UK. Ungültige UID-Nummern mit gültiger Prüfsumme werden orange markiert. Der Firmenname der UID-Nummer wird als Rechnungstext geliefert, falls kein Kunde/Lieferant im Stamm gefunden wurde. Wie wird die UID-Nummer überprüft? Eine UID-Prüfung ist maximal 7 Tage lang gültig. Wenn jemand anderes diese UID innerhalb dieser Zeit bereits geprüft hat, wird das Datum der Prüfung vorgeschlagen und nicht erneut geprüft. UID-Prüfung: Schweiz (UID beginnend mit CHE): https://api.service.hmrc.gov.uk/organisations/vat/check-vat-number/lookup/ United Kingdom (UID beginnend mit GB): https://api.service.hmrc.gov.uk/organisations/vat/check-vat-number/lookup/ Finanz Austria: https://finanzonline.bmf.gv.at/ VIES für alle EU Staaten wenn Finanz Austria nicht verfügbar: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/services/checkVatService/ Bruttobetrag Vorzeichenumkehr bei: Erkannten Gutschriften Ausgangsrechnung beim Buchungskreis Kassa Ein gefundenes Guthaben/Rückstand wird automatisch berücksichtigt. Eingestellte Höchstbeträge Buchungskreis Maximalbetrag Kassabelege EUR 50.000,- Ein-/Ausgangsrechnungen EUR 500.000,- Höhere Beträge werden verworfen Umsatzsteuersatz Besonderheiten Umsatzsteuersätze: Bei umsatzsteuerbefreiten/nicht steuerbaren Unternehmen wird kein Umsatzsteuersatz, bzw. –code angeliefert. Falls in der Buchhaltung zu diesem Aufwandskonto (bei Kassa) oder Kunden/Lieferantenkonto (ER/AR) mit einem anderen UST.-Satz verbucht wurde, so wird dieser übernommen. Dies trifft z.B. bei Tankrechnungen zu, falls keine Vorsteuer gezogen werden kann. Siehe auch Kapitel „Lernen aus Buchungen“ Reverse Charge/innergemeinschaftliche Lieferung: Legt ein ausländisches Unternehmen trotzdem eine Rechnung mit Umsatzsteuer, wird eine Buchungszeile mit dem Nettobetrag und eine zusätzliche zweite Buchungszeile mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer ohne Steuercode und prozentsatz gebildet. Skonto Skontoprozentsätze werden erkannt und bei Kassabelegen automatisch abgezogen. Bei Ein- bzw. Ausgangsrechnungen wird der Skonto nicht automatisch abgezogen und auch nicht angezeigt. Es ist zum Zeitpunkt der Verbuchung nicht bekannt, ob Skonto in Anspruch genommen wurde. Der erkannte Skontoprozentsatz wird nicht mitgeliefert, wenn im Kunden/Lieferantenstamm Zahlungskonditionen hinterlegt sind. Erkennungsgenauigkeit Zur Erleichterung der Kontrolle durch den Buchhalter wird ein Indikator zur Erkennungswahrscheinlichkeit der Beträge und Steuersätze mitgeliefert. Der Indikator ist eine Zahl von 1-9; je niedriger die Zahl desto höher die Wahrscheinlichkeit. Ein erkannter QR/Barcode wird höher bewertet als das OCR-Ergebnis. Indikatoren Erkennungsgenauigkeit   1 Die Daten wurden in der Rechnungsansicht vom Kunden bearbeitet und abgespeichert 2 QR/Barcode Summe stimmt mit OCR Scan überein 3 QR Code mit Prozentsätzen erkannt 4 Kein QR Code, nur OCR Scan: Die Gesamtsumme der Rechnung stimmt mit der Summe der Einzelwerte überein 5 Wie bei Punkt 3., jedoch wurde der Betrag der Gesamtsumme als solche nicht erkannt, ist aber auf der Rechnung vorhanden (nur bei Splittbuchungen möglich) 6 Ergebnisse gefunden, keine Verifikation mit Gesamtsumme möglich 7 kein Ergebnis gefunden oder Rechnung mit EUR 0 Anmerkungen Indikator 4 ist der beste Wert für Rechnungen ohne QR Code Indikatoren 2-4 deuten auf eine hohe Erkennungswahrscheinlichkeit hin Ab Indikator 5 Ab Indikator 5 sind die Bruttobeträge und Mehrwertsteuersätze auf jeden Fall zu überprüfen. Ermittlung Kunde/Lieferant Für die erfolgreiche Identifikation und Anlage von Kunden und Lieferanten im Buchungssystem sind folgende Kriterien zu beachten. Logisth.AI Lernlogik und Erkennung 1. Der Kunde/Lieferant wird von Logisth.AI gelernt, wenn die angegebene UID schon einmal von Logisth.AI im Buchaltungssystem verbucht wurde. 2. Wenn die UID auf einer Rechnung sichtbar ist, durchsucht Logisth.AI die vorhandenen Stammdaten nach der UID.   3. Wird keine UID-Information gefunden, erfolgt ein textlicher Vergleich mit den Stammdaten mittels einer UID-Abfrage. 4. Wenn die Rechnung keine UID-Nummer enthält, wird in der nächsten Stufe der Kunde/Lieferant der Rechnung anhand der Postleitzahl/Ort identifiziert. 5. Enthält eine Rechnung keine Postleitzahl/Ort oder konnte diese nicht gefunden werden, wird der Text am Anfang der Rechnung mit den Stammdaten verglichen. Es ist wichtig, dass die Stammdaten übereinstimmen (Name, Vorname), nur dann kann eine korrekte Zuordnung erfolgen. 6. Wenn ein Buchungssatz die Steuercodes 7, 27, 77, 31, 90 enthält, dann ist die UID-Nummer zwingend erforderlich. Lernen Logisth.AI wertet die mit Logisth.AI erkannten und verbuchten Rechnungen der Vergangenheit aus und lernt aus diesen. Diese beeinflussen die Anlieferung der Daten von Logisth.AI für: Kunden/Lieferantenkonto Sachkonto Umsatzsteuersatz Steuercode Kostenstelle/Kostenschlüssel Es wird sowohl aus den Klienten Daten als auch Kanzleidaten gelernt. Bei jeder von Logisth.AI erkannten Rechnung werden in Freifeldern die auf einer Rechnung erkannten Daten in die Vorerfassung übergeben und mit "Rechnungen übermitteln" in die Buchhaltung übertragen. Bei jeder weiteren Logisth.AI zugeführten Rechnung wird das Buchungsjournal ausgewertet und ermittelt, ob es zu einem dieser Merkmale schon Verbuchungen stattgefunden haben. Beispiel: Scan von beliebigen Kassarechnungen (z.B. Billa, Merkur, Obi, etc.) Beim erstmaligen Erkennungsprozess können noch keine Sachkonten ermittelt werden, da Logisth.AI noch keine Buchungen aus der Vergangenheit vorliegen. Nach Verbuchung sind im Buchungssatz unsichtbar (Freifeld) Zusatzinformationen über den Lieferanten (z.B. UID Nummer von OBI) gespeichert. Logisth.AI kann daher eine Zuordnung einer UID Nummer zu einem Sachkonto für einen bestimmten Prozentsatz erkennen. Bei einem neuerlichen Erkennungsprozess dieser (oder anderer Kassabelege) von bereits erkannten Firmen schlägt Logisth.AI das am häufigsten verwendete Sachkonto des jeweiligen Prozentsatzes vor. Dies gilt nicht nur für den Prozentsatz, sondern auch für den Steuercode. Beim Lernen aus den Kanzleidaten werden nur jene Sachkonten berücksichtigt, die in der jeweiligen Fibu des Klienten auch vorhanden sind (im Kontorahmen des Klienten). Das Lernen aus den Kanzleidaten erfolgt pro Standardkontorahmen. Das Lernen aus der Kanzlei kann man in den General Settings ausschalten.   Kunden/Lieferantenkonto: Wird übernommen/erkannt, wenn aufgrund von: UID-Nummer IBAN Webadresse, E-Mail Firmenbuchnummer bereits übermittelte Rechnungen bei diesem Klienten vorhanden sind. Steuercodes: Die Steuercodes werden aufgrund bereits erfolgter Buchungen: des Kunden/Lieferanten (bei ER/AR) des Sachkonto (bei Kassa) zu dem jeweiligen Prozentsatz nach häufigster Rechnungs-Übertragung übernommen. Sachkonten: Wird kein gelerntes Sachkonto gefunden: Fallback auf Standard Vorschlagskonto aus Kunden/Lieferantenstamm. Sonderfall Gehaltsabrechnungen: Gehaltsabrechnungen sind im eigentlichen Sinn keine Rechnungen, werden jedoch als Spezialformat erkannt und mit dem Monatsletzten der Verrechnungsperiode übermittelt. Als Standardkonto wird das Konto 6200 falls vorhanden vorgeschlagen, es sei denn es wurde bereits ein anderes gelernt. Matching Kunden/Lieferantenstamm AR bei Kassa Ein gut gepflegter Kunden-/Lieferantenstamm erhöht die Trefferquote bei der Erkennung des jeweiligen Kontos. Folgende Felder werden berücksichtigt: UID IBAN E-Mail URL Firmenbuchnummer Name, Adresse, Postleitzahl ACHTUNG! Wichtig ist, dass diese Daten zumindest bei den Klienten Daten erfasst sind! Für die Erkennung von Ausgangsrechnungen wird bei Vorhandensein einer Firmen-Buch Nummer im Klientenstamm die Trefferquote deutlich erhöht! Einstellungen Höchstbeträge Kassabelege: Maximalbetrag 50.000,- Ein-/Ausgangsrechnungen: Maximalbetrag 500.000,- (*Die Beträge beziehen sich auf alle Währungen.) OCR-Lernlogik Ablauf: Rechnungserkennung (Beträge, Prozentsatz, Kunden/Lieferantenkonto, UID-Nummer, Email, IBAN, URL) Spezialrechnungsformate: Anlieferung hinterlegtes Sachkonto (wenn im Kontenstamm gefunden kein Lernen) Lernen (kein Lernen wenn Spezialrechnungen bereits Sachkonto mit Steuercode + Prozentsatz gefunden) Regel für Rechnung aus Inland: keine UID oder UID aus AUT Gültige 0% Steuercodes: 3, 4, 7, 8, 9, 18, 19, 22, 23, 25, 26, 28, 29, 37, 40, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 58, 59, 77 Tabelle gültige gelernte Steuercodes, mit Reihenfolge der Suche Land Prozentsatz Gültige Steuercodes Suchreihenfolge Inland 0% alle gelernten Steuercodes + '' (leer) max Anzahl learned 0% Steuercodes (+ Steuercodes 1,2); Rest ans Ende Inland nicht 0% alle gelernten ausser sc leer max Anzahl learned non 0% Steuercodes; Rest (0% Steuercodes) ans Ende Ausland 0% nur 0% Steuercodes max Anzahl learned Ausland nicht 0% alle ausser sc leer max Anzahl learned Tabelle alternative Prozentsätze Prozentsatz Rechnung Suchen nach Prozentsätzen (Reihenfolge) 0% 0, absteigende Prozentsätze Inland. für AUT somit 0, 20, 10, 13, (5) ungleich 0% erkannter Prozentsatz, 0 (**sonst würde 20% auf 10% korrigiert werden) Suchen Ermittlung der Suchreihenfolge für gültige Steuercodes (siehe oben - Inland/Ausland) Suchen eines gültigen gelernten Steuercodes für den auf der Rechnung gefundenen Prozentsatz für das erkannte Rechnungsmerkmal (UID, Kunden/Lieferantennummer, etc): fertig wenn gefunden (exakter Match) Suchen eines gültigen gelernten Steuercodes für den auf der Rechnung gefundenen Prozentsatz mit "default" merken, wird nur genommen, wenn keine Alternativen vorhanden Ermittlung der gültigen alternativen Prozentsätze Suchen aller alternativen Prozentsatzes in den gültigen Steuercodes für das erkannte Rechnungsmerkmal und Häufigkeit merken Nur wenn noch kein default Eintrag gefunden: Suchen eines alternativen Prozentsatzes in den gültigen Steuercodes für default Sortierung der gemerkten Steuercodes/Prozentsätze nach Häufigkeit fertig wenn zumindest einer gefunden Nimm default Eintrag falls vorhanden Suchen erfolgt zuerst in den gelernten Klienten Daten falls nichts gefunden in den Kanzleidaten Steuercodes wenn nichts gelernt Buchungskreis Prozentsatz Steuercode Ausgangsrechnung nicht 0% 1 Ausgangsrechnung 0% 7 Eingangsrechnung 0% keine Splitbuchung 9 Eingangsrechnung nicht 0% oder Splitbuchung 2 Kassenbuch Gutschrift nicht 0% 1 Kassenbuch Ausgangsrechnung alle 1 Kassenbuch sonstige Inland alle 2 Kassenbuch sonstige Ausland 0% 9