# Rollen & Berechtigungen

In diesem Bereich werden die Rolle und die Berechtigungen des Benutzers festgelegt.

Die **Rolle** bestimmt die Funktion des Benutzers im System, z. B. **Admin**, **Mitarbeiter** oder **Klient**.

Die **Berechtigungen** legen fest, auf welche Bereiche und Funktionen der Benutzer zugreifen darf und welche Aktionen er ausführen kann.

# Berechtigungen

### Verfügbare Rechte für Mitarbeiter und Klienten

<div class="tm-table" id="bkmrk-standard-rechte-bere"><table><thead><tr><th>Standard Rechte</th><th>Berechtigungen</th></tr></thead><tbody><tr><td>Allgemein</td><td> </td></tr><tr><td> </td><td>Belege und Dok. Manager (kann Belege in Dokumente verschieben v.v.)</td></tr><tr><td> </td><td>Scanner (Rechnungstrennung, Rechnungsbearbeitung und Rechnungsübermittlung im Buchhaltungssystem)</td></tr><tr><td>Dashboard</td><td> </td></tr><tr><td> </td><td>Dashboard (grafische Auswertungen)</td></tr><tr><td> </td><td>Offene Posten (zugriff auf OP Liste)</td></tr><tr><td> </td><td>OP und Zahlungen (Zugriff auf OP und Zahlungen)</td></tr><tr><td> </td><td>finAPi (kostenpflichtig)</td></tr><tr><td> </td><td>Belegsuche</td></tr><tr><td>Analyse</td><td> </td></tr><tr><td> </td><td>Anlagegüter</td></tr><tr><td> </td><td>Gewinn und Verlust</td></tr><tr><td> </td><td>Planung</td></tr><tr><td> </td><td>Bilanz</td></tr><tr><td> </td><td>Kontoblatt</td></tr><tr><td> </td><td>Saldenliste</td></tr><tr><td>Addons</td><td> </td></tr><tr><td> </td><td>Lohnverrechnung</td></tr><tr><td> </td><td>Mitarbeiter anmelden</td></tr><tr><td> </td><td>Mitarbeiter ändern</td></tr><tr><td>Belege</td><td> </td></tr><tr><td> </td><td>Belege Importer (Import von Belege unter Belegverarbeitung)</td></tr><tr><td> </td><td>Belege Unloker (Freigabe von Belegen)</td></tr><tr><td> </td><td>Belege Uploader (Hochladen von Belegen im Buchhaltungssystem)</td></tr><tr><td> </td><td>Sieht Belege (nur Belege sichtbar)</td></tr><tr><td> </td><td>Sevdesk Import</td></tr><tr><td>Dokumente</td></tr><tr><td> </td><td>Dokumentimporter (Import des Dokumenten-Pools in das Buchhaltungssystem)</td></tr><tr><td> </td><td>Dokumentfreigeber (Freigabe von Dokumenten)</td></tr><tr><td> </td><td>Dokumentuploader (Hochladen von Dokumenten in den Dokumenten-Pool)</td></tr><tr><td> </td><td>Dokumentenmappe (nur der Reiter "Dokumentenmappe" sichtbar)</td></tr><tr><td> </td><td>Sieht Dokumente (nur der Reiter "Dokumentenupload" sichtbar)</td></tr><tr><td>Stammdaten</td></tr><tr><td> </td><td>Stammdaten sehen ( Kunden-/Lieferantenstammdaten einsehen)</td></tr><tr><td> </td><td>Stammdaten bearbeiten (Kunden-/Lieferantenstammdaten bearbeiten oder löschen)</td></tr><tr><td> </td><td>Stammdaten Payment (Update Name/IBAN/BIC/Kondition unter Zahlungen) \* Defaut ON für "OP und Zahlungen" Berechtigung</td></tr><tr><td>Workflow</td><td> </td></tr><tr><td> </td><td>WF Uploader</td></tr><tr><td> </td><td>WF Prozessor</td></tr><tr><td> </td><td>WF Unlocker</td></tr><tr><td> </td><td>WF Unlocker 2</td></tr><tr><td> </td><td>WF Admin</td></tr><tr><td>sieht alles</td><td>in der Ergebnisseite werden alle Kanzlei Batches angezeigt und nicht nur die eigenen</td></tr></tbody></table>

</div>*\*in Verbindung mit Allgemein Einstellung 60100*

### Erweiterte Rechte für ADMIN

<div class="tm-table" id="bkmrk-erweiterte-rechte-be"><table><thead><tr><th>Erweiterte Rechte</th><th>Berechtigungen</th></tr></thead><tbody><tr><td>User Manager</td><td>darf Benutzer anlegen und Rechte von Benutzern ändern</td></tr><tr><td> </td><td>**Hinweis**: ein Benutzer kann nur seine Rechte anderen weitergeben. Daher muss ein User Manager mit allen entsprechenden Rechten ausgestattet werden, die er für die Anlage von anderen Benutzern benötigt.</td></tr><tr><td>Company Manager</td><td>Firma bearbeiten</td></tr><tr><td>Journal Manager</td><td>Statistik Erkennungsraten</td></tr><tr><td> </td><td>Belegstatistik Buchhaltung</td></tr><tr><td> </td><td>Belegstatistik</td></tr></tbody></table>

</div>

# Vordefinierte Vorlagen

<figure class="center" id="bkmrk-"><figcaption>  
</figcaption></figure>Sowohl für Kanzlei Benutzer als auch Klienten werden häufig verwendete Vorlagen angeboten. Diese haben bereits Rechte vordefiniert.

![Vordefinierte Vorlagen](https://help.logisth.ai/media/live/vordefinierte.png "Vordefinierte Vorlagen")

<figure class="center" id="bkmrk-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0-%C2%A0vor"><figcaption> *Vordefinierte Vorlagen* </figcaption></figure>Unter den vordefinierten Vorlagen finden Sie die folgenden Rollen mit den entsprechenden Berechtigungen:

<div class="tm-table align-center" id="bkmrk-rolle-berechtigung-a"><table class="align-center" style="width:39.7619%;height:595.938px;"><thead><tr style="height:29.7969px;"><th style="width:50%;height:29.7969px;">Rolle</th><th style="width:50%;height:29.7969px;">Berechtigung</th></tr></thead><tbody><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;">**Admin**</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">User Manager</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Company Manager</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Journal Manager</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Dashboard (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Dokumente (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Belege (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Analyse (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Scanner</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;">**Mitarbeiter**</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Dashboard (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Dokumente (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Belege (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Analyse (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Scanner</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;">**Kunde**</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Dashboard (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Analyse (Alle)</td></tr><tr style="height:29.7969px;"><td style="width:50%;height:29.7969px;"> </td><td style="width:50%;height:29.7969px;">Scanner</td></tr></tbody></table>

</div>### Kanzlei Mitarbeiter

#### Administrator (Sicherheitslevel "ADMIN")

Für jede Kanzlei wird ein Administrator mit allen verfügbaren Rechten bereitgestellt. Ein Administrator verfügt über erweiterte Rechte.

##### Erweiterte Rechte des Administrators

- Benutzer löschen
- Firmendaten bearbeiten
- Einstellungen für 2-Faktor Authentifizierung
- Benutzersessions
- Benutzer wechsel
- sieht alle Klienten, falls der Login nicht mit der E-Mail Adresse des Buchhaltungssystems übereinstimmt
- sieht alles (alle Batches von anderen Benutzern)

<p class="callout success">**Hinweis**: Normale Benutzer sollen kein Administrator Recht erhalten.</p>

#### Mitarbeiter

Bei **Mitarbeiter/Benutzer** muss die Anmelde-E-Mail-Adresse mit einer der im Buchhaltungssystem hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmen. Wenn im Buchhaltungssystem definiert, wird in Logisth.ai eine Liste aller angelegten Mitarbeiter angezeigt, aus der man die Mitarbeiter einfach auswählen kann.

### Kunden

Für Kunden ist eine Whitelist zu hinterlegen, um die Bearbeitung auf den jeweiligen Klienten zu limitieren.

Kunden sehen die Ergebnisseite nicht, die Standard-Login Seite ist das Dashboard.

<p class="callout success">**Hinweis**: Sie können die Rechte für jeden Kunden beliebig kombinieren.</p>

# Eigene Vorlagen

### Wie erstellt man eine eigene Vorlage?

#### **Benutzerverwaltung:**

- Navigieren Sie zur **Benutzerverwaltung.**
- Wählen Sie **"Benutzer erstellen"**.

<p class="callout warning">Achtung! Um eine eigene Vorlage definieren zu können, benötigt der Benutzer die Berechtigung "Company Manager".</p>

<figure class="center" id="bkmrk-benutzer-erstellen">![Benutzer erstellen](https://help.logisth.ai/media/live/benutzererstellen-2.png "Benutzer erstellen")<figcaption>*Benutzer erstellen* </figcaption></figure>- Um eine eigene Vorlage zu erstellen, wählen Sie **"Vorlage erstellen"**.

<figure class="center" id="bkmrk-vorlage-erstellen">![Vorlage erstellen](https://help.logisth.ai/media/live/vorlageerstellen1-1.png "Vorlage erstellen")<figcaption>*Vorlage erstellen* </figcaption></figure>**Vorlage erstellen:**

- Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (*z.B. Scanner*).
- Wählen Sie eine Rolle (Client, User, Admin) aus.

<figure class="center" id="bkmrk-vorlagenname-eingebe">![Vorlagenname eingeben und Rolle auswählen](https://help.logisth.ai/media/live/vorlageerstellen11.png "Vorlagenname eingeben und Rolle auswählen")<figcaption>*Vorlagenname eingeben und Rolle auswählen* </figcaption></figure>- Wählen Sie die **benötigten Berechtigungen** für diese Vorlage aus.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit **"Neu erstellen"**.

<figure class="center" id="bkmrk-berechtigungsauswahl">![Berechtigungsauswahl und Neuanlage](https://help.logisth.ai/media/live/vorlageerstellen12-1.png "Berechtigungsauswahl und Neuanlage")<figcaption>*Berechtigungsauswahl und Neuanlage*</figcaption></figure>### Funktionen mit den bereits erstellten eigenen Vorlagen

#### Neuen Benutzer mit eigenen Vorlagen anlegen

- Um einen neuen Benutzer mit einer Volage zu erstellen, wählt man zuerst die Vorlage aus.

<figure class="center" id="bkmrk-neue-benutzer-mit-ei">![Neue Benutzer mit eigene Vorlage](https://help.logisth.ai/media/live/vorlagebei-neuebenutzer.png "Neue Benutzer mit eigene Vorlage")<figcaption>*Neue Benutzer mit eigene Vorlage*</figcaption></figure>#### Eigene Vorlage bearbeiten

- Weitere Aktionen können über den Pfeil ausgewählt werden (Bearbeiten und Löschen).
- Um die eigene Vorlage zu bearbeiten, klickt man auf den Reiter neben dem Vorlagennamen und dann auf "Bearbeiten".

<figure class="center" id="bkmrk-vorlage-bearbeiten">![Vorlage bearbeiten](https://help.logisth.ai/media/live/vorlagebearbeiten.png "Vorlage bearbeiten")<figcaption>*Vorlage bearbeiten* </figcaption></figure>- Danach sieht man die Vorlage mit dem bereits ausgewählten Namen, der Rolle und den Berechtigungen. Wenn an dieser Stelle eine Änderung, z.B. der Berechtigung, vorgenommen wird, bitte diese mit einem Klick auf "Vorlagenname speichern" speichern.

<figure class="center" id="bkmrk-%C3%84nderungen-%C3%BCbernehme">![Änderungen übernehmen/speichern](https://help.logisth.ai/media/live/anderung.png "Änderungen übernehmen/speichern")<figcaption>*Änderungen übernehmen/speichern* </figcaption></figure>- Wenn die Änderungen rückgängig gemacht werden sollen, wählt man das orangene "X". Damit werden alle Änderungen verworfen.

<figure class="center" id="bkmrk-%C3%84nderungen-abbrechen">![Änderungen abbrechen (Cancel)](https://help.logisth.ai/media/live/cancel.png "Änderungen abbrechen (Cancel)")<figcaption>*Änderungen abbrechen (Cancel)* </figcaption></figure>- Wenn eine neue Vorlage aus einer bestehenden Vorlage erstellt werden soll, nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie auf "Neu erstellen", damit eine neue Vorlage erstellt wird.

<p class="callout success">**Hinweis** Vorlagen mit demselben Namen können nicht gespeichert werden!</p>

<figure class="center" id="bkmrk-neue-anlage-%C3%BCbernehm">![Neue Anlage übernehmen,ändern und erstellen](https://help.logisth.ai/media/live/neuerstellenn1.png "Neue Anlage übernehmen,ändern und erstellen")<figcaption>*Neue Anlage übernehmen,ändern und erstellen*</figcaption></figure>#### Eigene Vorlage löschen

- Wenn eine Vorlage gelöscht werden soll, wählt man die Aktion "Löschen" und bestätigt die Auswahl.

<figure class="center" id="bkmrk-vorlage-l%C3%B6schen">![Vorlage löschen](https://help.logisth.ai/media/live/vorlagenloschen.png "Vorlage löschen")<figcaption>*Vorlage löschen* </figcaption></figure><figure class="center" id="bkmrk-eigene-vorlage-l%C3%B6sch-1">![Eigene Vorlage löschen - bitte bestätigen](https://help.logisth.ai/media/live/loschene.png "Eigene Vorlage löschen - bitte bestätigen")<figcaption>*Eigene Vorlage löschen - bitte bestätigen*</figcaption></figure>

# Whitelists

#### Mit Whitelists werden Benutzer (Kunden) auf Klientennummer eingeschränkt.

<p class="callout success">**Hinweis** Tragen Sie die Gliederungsschemen ein, sollten diese von der in der Kanzlei hinterlegten abweichen. **Dies ist für die Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Bilanz zwingend erforderlich**.</p>

<p class="callout warning">**Achtung!** Dies ist für Kanzleibenutzer nicht erforderlich.</p>

<figure class="center" id="bkmrk-whitelist">![Whitelist](https://help.logisth.ai/media/live/whiteliste2.png "Whitelist")<figcaption>*Whitelist* </figcaption></figure><p class="callout success">**Hinweis:** Wird bei einem Admin eine Whitelist gesetzt, so werden dessen Rechte - trotz Admin Status - auf die Whitelist-Einträge eingeschränkt. Diese Einschränkung gilt auch bei der Vergabe von Rechten für andere Benutzer. Aus diesem Grund wird die Kombination Admin und Whitelist **nicht** empfohlen.</p>

# Multibearbeitung

**Die Multibearbeitung ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Benutzer mit der gleichen Sicherheitsstufe.**

Die Sicherheitsstufe entspricht der Rolle des Benutzers:

- Admin
- Benutzer
- Klient

#### So können mehrere Benutzer bearbeitet werden:

**1.** Wählen Sie die Benutzer aus, die mit dem gleichen Sicherheitslevel bearbeitet werden sollen.

**2.** Klicken Sie auf "**Multibearbeitung**".

<figure class="center" id="bkmrk-auswahl-von-zwei-ben">![](https://help.xion.wien/media/live/auswahlbenutzer.png "Auswahl von zwei Benutzer")<figcaption>*Auswahl von zwei Benutzer*</figcaption></figure>**3.** Unter "**Gruppen**" sehen Sie alle Berechtigungsgruppen.

<figure class="center" id="bkmrk-berechtigungsgruppen">![](https://help.xion.wien/media/live/zweitebildbeispiel.png "Berechtigungsgruppen")<figcaption>*Berechtigungsgruppen*</figcaption></figure>**4.** Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus

**5.** Nach der getroffenen Auswahl klicken Sie auf **"Gruppen hinzufügen"**, um Ihre Erweiterungen zu speichern.

<figure class="center" id="bkmrk-gruppen-hinzuf%C3%BCgen">![](https://help.xion.wien/media/live/vierundfunff.png "Gruppen hinzufügen")<figcaption>*Gruppen hinzufügen*</figcaption></figure>**6.** Optionales Label: Bei Bedarf können Sie unter **"Label"** bestimmten Benutzern eine spezifische Bezeichnung zuweisen.

<figure class="center" id="bkmrk-label-setzen">![Label setzen](https://help.xion.wien/media/live/tetetette.png "Label setzen")<figcaption>*Label setzen*</figcaption></figure>

# Benutzer bearbeiten und löschen

### Benutzer bearbeiten

- "Multibearbeitungs-Button": dient dazu, mehrere Benutzer auszuwählen und diese zu bearbeiten
- "Bearbeiten": ermöglicht die Bearbeitung einzelner Benutzer

#### Funktionen:

- erweiterte Berechtigungen erteilen, die nicht in den Vorlagen verfügbar sind
- Benutzer deaktivieren um eine neuerliche Aktivierungs Email versenden zu können
- Sicherheitslevel ändern (USER, CLIENT, ADMIN)
- Whitelists bearbeiten (Einschränkung auf Klientennummern)
- Benutzer löschen

### Benutzer löschen

Der Benutzer wird unwiderruflich gelöscht.

<figure class="center" id="bkmrk-benutzer-l%C3%B6schen-1">![Benutzer löschen](https://help.xion.wien/media/live/benutzerloschenee.png "Benutzer löschen")<figcaption>*Benutzer löschen*</figcaption></figure>

# Benutzer reaktivieren

**Aktivierungscode erneut senden**

Falls ein Benutzer seinen Aktivierungscode nicht erhalten hat oder dieser abgelaufen ist ("Nur 5 Tage gültig"), kann der Aktivierungs E-mail erneut gesendet werden.

Auf der Seite "Benutzer verwalten" können Sie den Status in der letzten Spalte jedes Benutzers sehen.

Status ist entweder:

- "Aktiv" mit der letzten Anmeldezeit und dem Datum,
- "Sende aktivierung" für Benutzer, die sich noch nie bei logisth.ai angemeldet haben.

Um den Benutzer zu reaktivieren, wählen Sie bitte **"Sende aktivierung"**. Der Benutzer erhält dann eine neue Aktivierungs-E-Mail.

<figure class="center" id="bkmrk-">![Sende aktivierung](https://help.xion.wien/media/live/sendeaktivierung111.png "Sende aktivierung")</figure>

# Benutzer wechseln

<figure id="bkmrk-">![](https://help.xion.wien/media/live/screenshot-2026-02-03-103123.png)</figure>Der Benutzerwechsel ist aus Sicherheitsgründen **ausschließlich Administratoren vorbehalten.**

**Achtung:** Ab Version 4.0.x ist es für Admins verpflichtend, die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) zu aktivieren, um die Sicherheit zu gewährleisten (auch innerhalb der Kanzlei).

Ist die 2FA nicht eingerichtet, kann die User-Ansicht nicht übernommen werden und die entsprechende Funktion ist nicht sichtbar.

#### Benutzerwechsel durchführen:

**1.** Klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse, um das erweiterte Menü zu öffnen.

**2.** Geben Sie in der fünften Zeile den Namen oder die User-ID ein oder wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.

**3.**Klicken Sie anschließend auf das rechte Symbol, um den Benutzerwechsel zu bestätigen.

Nach dem Wechsel sehen Sie die Anwendung aus der Sicht des ausgewählten Benutzers.