Dokumente Funktionen

Gliederung

Die Funktion "Dokumente" ist in zwei Abschnitte unterteilt: "Dokumentenupload" und "Dokumentenmappe".

• Im Abschnitt "Dokumentenupload" können Dokumente hochgeladen werden, und es wird eine Liste der noch nicht importierten Dokumente angezeigt.
• Unter "Dokumentenmappe" finden sich bereits importierte Dokumente sowie von Steuerberatern freigegebene Dokumente.

Filter

Filtern nach Kategorien

Achtung! Unter "Kategorien" werden die vom Steuerberater im Buchhaltungssystem definierten Kategorien angezeigt. Bei fehlenden Kategorien bitte ihren Steuerberater kontaktieren.

Filtern nach Status

Es besteht die Möglichkeit, Dokumente nach ihrem aktuellen Status zu filtern:

• Hochgeladen (rotes Schloss)
• Freigeschaltet (grünes Schloss)
• Import (Ladekreis)

Suchfunktion in Dateien, Kategorie oder Betreff.

Erklärung der Schaltflächen

Aktionen

Dokumente hochladen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente hochzuladen:

a) Drag-und-Drop auf den "Hochladen"-Button.

b) Klicken auf den "Hochladen"-Button.

Dokumente können auch über die App hochgeladen werden.

Nach dem Auswählen der Dateien und Ziehen in das "Hochladen-Fenster" muss eine Kategorie ausgewählt werden.

Optional kann ein Betreff für hochgeladene Dokumente vergeben werden.

Achtung! Bei erneutem Hochladen von Dokumenten wird die zuletzt verwendete Kategorie und der Betreff vorgeschlagen.

2. Bearbeiten

Unabhängig von dem Freigabe-Status (grün oder rot) können Kategorie und Betreff nach Bedarf angepasst werden.

2.1 Dokumente in Belegupload verschieben

Achtung! Erfordert Berechtigung "Belege und Dok. Manager".

Um Dokumente in Belegupload zu verschieben:

1. Dokument auswählen.
2. "Bearbeiten" klicken.
3. "Verschieben in Belegupload" auswählen.

Nach dem Verschieben des Dokumentes unter Belegupload:

4. Der Beleg wird ohne definierten Periode und Buchungssymbol unter Belegupload angezeigt.
5. Beleg auswählen.
6. "Bearbeiten" klicken.
7. FiBu, Periode und Buchungssymbol definieren und mit "Bearbeiten" speichern.
8. Der Beleg befindet sich nun in der Belegliste.

3. Herunterladen

Mit Klick auf "Herunterladen" können Dokumente einzeln oder gemeinsam als ZIP-Datei heruntergeladen werden.

4. Freigeben

Hochgeladene Dokumente werden mit Statussymbol "Rotem Schloss" angezeigt.

Einzelne oder mehrere Dateien können gleichzeitig durch Klick auf den "Freigabe-Button" freigegeben werden.

5. Import

Nach der Freigabe können Dokumente importiert werden.

Hinweis bei Import großer Dokumentenmengen

Wenn mehr als 50 Dokumente für den Import in das Buchhaltungssystem ausgewählt wurden, ist die Option „Import“ ausgegraut.

Es wird eine Meldung angezeigt, dass der Import in diesem Fall nicht möglich ist.

Hinweis Es ist möglich, verschiedene Kategorien von Dokumenten gleichzeitig zu importieren.

Nach jedem importierten Dokument erhält der Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail.

6. Löschen

Mit "Löschen" können einzelne oder mehrere Dokumente gelöscht werden.

Achtung! Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Status von Dokumenten

Freigegeben - Symbol: Grünes Schloss

Dieser Status wird nach der Freigabe des Dokuments vergeben. Das Dokument kann nun in das Buchhaltungssystem importiert werden.

Gesperrt - Symbol: Rotes Schloss

Jedes Dokument erhält diesen Status unmittelbar nach dem Hochladen.

Warnung (Fehlimport) - Symbol:Orange Ausrufezeichen

Dieser Status weist auf einen Importfehler hin. Die häufigste Ursache ist ein nicht erreichbares Buchhaltungssystem (Server). Dokumente mit diesem Status können entweder heruntergeladen oder erneut importiert werden.

Laden-Button- Symbol: Ladebalken Zeigt während der Aktion "Import" den Fortschritt des Dokumentenimports an.

Dokumentenmappe

In der Dokumentenmappe befinden sich alle bereits importierten Dokumente sowie jene, die vom Steuerberater freigegeben wurden.

Die Dokumente sind nach Kategorien strukturiert und können innerhalb jeder Kategorie ein- und ausgeklappt werden, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten.

Zusätzlich kann jedes Dokument – unabhängig vom Format (z. B. PDF, XML, DOCX, PNG usw.) – direkt angezeigt werden.

Über das Augen-Symbol lässt sich die Dokumentenansicht jederzeit ein- oder ausblenden.

In der Tabelle der Dokumentenmappe werden unter anderem folgende Informationen dargestellt:

Die Ansicht der Tabelle kann individuell angepasst werden: Über das Symbol mit den drei Linien oben links in der Tabelle können Spalten ein- oder ausgeblendet werden – ganz nach Ihren persönlichen Präferenzen.