Organisation in der Kanzlei

Für den optimalen Einsatz von Logisth.AI empfehlen wir auch die interne Organisation der Abläufe anzupassen. Nur wenige Mitarbeiter müssen dadurch auf Logisth.AI eingeschult werden.

Klassischer Prozess

Belege werden vom Klienten übermittelt (analog/elektronisch)
Belege sind am Tisch des Buchhalters
Buchhalter gibt per Hand die Daten der Belege ins Buchhaltungssystem ein
Belege werden vom Buchhalter verbucht

Vorschlag für digitalen Prozess mit Logisth.AI

In der Kanzlei:

Nominierung von wenigen Scan-Mitarbeitern
Erhalt der Belege in Papierform
Scannen von Belegen durch Scan-Mitarbeiter
Belege werden in Logisth.AI hochgeladen
Elektronisches E-Mail zur Verständigung an Buchhalter

Beim Klienten:

Klient bekommt Logisth.AI-Zugang (Portal)
lädt seine Belege selbständig zur Verarbeitung in Logisth.AI (Virtuelle Ablage) hoch
Buchhalter bekommen Resultate ins Vorerfassen/Buchen des Buchhaltungssystems
Buchhalter verbucht Belege

Vorteile:

wenige Mitarbeiter müssen eingeschult werden
Buchhalter wird von seiner Kernarbeit nicht abgehalten
effizientere Arbeitszeit
langfristig weniger Kosten durch Arbeitsoptimierung

Umsetzung

Mit der Freischaltung zu Logisth.AI, wird ein Firmenadministrator/Superuser vergeben. Dieser kann weitere Benutzer anlegen und Berechtigungen vergeben.
Anlegen der Scan-Mitarbeiter
Anlegen des Kanzleichefs für Journalisten und Statistiken
Anlegen von Partnern oder Kunden

Einschränken auf die Kundennummer(n) des jeweiligen Klienten, um nicht den Zugriff auf alle Klienten zu ermöglichen (Whitelist) Alternativ: Anlegen von Benutzern für das Dashboard (Kundenportal), siehe Dokument „Logisth.AI Portal“

Buchsymbole für die jeweiligen Klienten in der Vorerfassung anlegen