Organisation in der Kanzlei
Für den optimalen Einsatz von Logisth.AI empfehlen wir auch die interne Organisation der Abläufe anzupassen. Nur wenige Mitarbeiter müssen dadurch auf Logisth.AI eingeschult werden.
Klassischer Prozess
- Belege werden vom Klienten übermittelt (analog/elektronisch)
- Belege sind am Tisch des Buchhalters
- Buchhalter gibt per Hand die Daten der Belege ins Buchhaltungssystem ein
- Belege werden vom Buchhalter verbucht
Vorschlag für digitalen Prozess mit Logisth.AI
In der Kanzlei:
- Nominierung von wenigen Scan-Mitarbeitern
- Erhalt der Belege in Papierform
- Scannen von Belegen durch Scan-Mitarbeiter
- Belege werden in Logisth.AI hochgeladen
- Elektronisches E-Mail zur Verständigung an Buchhalter
Beim Klienten:
- Klient bekommt Logisth.AI-Zugang (Portal)
- lädt seine Belege selbständig zur Verarbeitung in Logisth.AI (Virtuelle Ablage) hoch
- Buchhalter bekommen Resultate ins Vorerfassen/Buchen des Buchhaltungssystems
- Buchhalter verbucht Belege
Vorteile:
- wenige Mitarbeiter müssen eingeschult werden
- Buchhalter wird von seiner Kernarbeit nicht abgehalten
- effizientere Arbeitszeit
- langfristig weniger Kosten durch Arbeitsoptimierung
Umsetzung
- Mit der Freischaltung zu Logisth.AI, wird ein Firmenadministrator/Superuser vergeben. Dieser kann weitere Benutzer anlegen und Berechtigungen vergeben.
- Anlegen der Scan-Mitarbeiter
- Anlegen des Kanzleichefs für Journalisten und Statistiken
- Anlegen von Partnern oder Kunden
Einschränken auf die Kundennummer(n) des jeweiligen Klienten, um nicht den Zugriff auf alle Klienten zu ermöglichen (Whitelist)
Alternativ: Anlegen von Benutzern für das Dashboard (Kundenportal), siehe Dokument „Logisth.AI Portal“
- Buchsymbole für die jeweiligen Klienten in der Vorerfassung anlegen