Zahlungen
- Zahlungen
- Benutzeroberfläche
- Neuerungen auf der Registerkarte „Zahlungen
- Zahlung bearbeiten
- Zahlung überprüfen
- SEPA File und PDF Zahlungsübersicht
Zahlungen ist eine Benutzeroberfläche, mit der offene Rechnungen für Klienten oder Steuerberater bezahlt werden können. Sie ermöglicht auch die Erstellung einer SEPA-Transaktionsdatei, die direkt ins Telebanking eingespielt werden kann.
Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu begleichen. Beim Begleichen mehrerer Rechnungen desselben Lieferanten, werden selektierte Gutschriften automatisch berücksichtigt. Bereits in Logisth.AI importierte Rechnungen können so bezahlt und als beglichen markiert werden.
Bei der Erstellung des SEPA-Transaktionsdatei dient die Belegnummer als Zahlungsreferenz und wird für jede Zahlung verwendet. Es ist zu beachten, dass hierbei nur Buchstaben (A-Z), Zahlen und bestimmte Sonderzeichen wie '+' '?' '(' ')' '/' '-' ':' '.' ',' und Leerzeichen erlaubt sind. Alle anderen Zeichen werden nicht zugelassen, um mögliche Fehler zu vermeiden.
#Beschränkungen im Buchhaltungssystem
- Eine Zahlung mit Payment ist nur in der aktuellen FIBU möglich.
- Derzeit wird nur die Bezahlung des gesamten offenen Betrags unterstützt.
- Dieses Feature steht nur Bilanzierern für Eingangsbücher zur Verfügung.
- Unter „Einstellungen | Firma bearbeiten| Allgemeinen Einstellungen | Payment“ kann festgelegt werden, dass der Lieferantenstamm automatisch aktualisiert wird, sobald Änderungen vorgenommen werden. Dadurch stehen dem Kunden die aktualisierten Daten für die nächste Zahlung zur Verfügung.
#Achtung!
Wenn eine Zahlung aus dem aktuellen FiBu erfolgt (z.B. FiBU 2024), die Rechnung aber aus dem Vorjahr stammt (z.B. 2023) - gibt es keine E-Mail und keine Auszifferung in das Buchhaltungssystem. Da nicht feststellbar ist, ob der Lieferant im Jahr im aktuellen Jahr (z. B. 2024) existiert oder nicht, kann es zu einem Import von Rechnungsfehlern kommen - was damit verhindert wird.
Hier erfahren Sie mehr über "Auszifferung im BMD-System".
#Benutzeroberfläche
#Zahlungen | Eingabebereich
a. Überweisende Bank – Konto für die SEPA-Zahlung auswählen. In diesem Bereich werden die verfügbaren IBANs aus der Buchhaltung angezeigt.
b. Standardüberweisung – Auswahl der Anzahl der Tage, die als Zahlungsziel gelten, sofern kein spezifisches Zahlungsziel auf dem Lieferantenkonto hinterlegt ist.
c. Vorlauf – Die Vorlaufzeit bezieht sich darauf, dass das Zahlungsziel rechtlich ab dem Zeitpunkt des Rechnungseingangs gilt und nicht ab dem Ausstellungsdatum. Durch die Eingabe einer bestimmten Anzahl von Tagen wird das Zahlungsziel für alle Rechnungen um diesen Wert berechnet.
Dieser Wert wird auch für die Berechnung von Skontobeträgen verwendet. Diese drei Einstellungen in der Payment-Maske werden im Browser gespeichert.
d. Zahlungsstatus aller offenen Zahlungen im Überblick – Die Rechnungen basierend auf ihrem Fälligkeitsstatus werden in Kategorien unterteilt, wie z.B. überfällig, fällig in 7 Tagen, fällig in 8 bis 14 Tagen und fällig in über 14 Tagen.
Dadurch erhält man einen sofortigen Überblick über die zu zahlenden Beträge und kann den aktuellen Status der Rechnungen besser erkennen. Der Gesamtbetrag ergibt sich aus der Summe der Rechnungen, welche in der Tabelle unten zur Zahlung ausgewählt wurde.
e. Zahlung durchführen – Ein Fenster öffnet sich zur Überprüfung der Zahlung und bietet die folgende Auswahlmöglichkeit (Button) zur Durchführung der Zahlung.
- Als bezahlt markieren – Wenn diese Option ausgewählt wird, wird die Rechnung in der Buchhaltung als bezahlt gekennzeichnet, und es wird kein Datenträger (SEPA) erstellt.
- Zahlen mit Datenträger – (Alter Name "Zahlung mit SEPA") Es wird eine Datei erstellt, die in Ihrer Bank hochgeladen werden kann.
- Zahlungen mit finAPI – Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn finAPI aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter "Zahlungen mit finAPI". Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
- Abbrechen – Mit dieser Funktion können alle ausgewählten Zahlungen abgebrochen und geschlossen werden.
Achtung! Wenn Sie Änderungen am Namen, IBAN, Konditionen oder BIC vorgenommen haben und die Auswahl Abbrechen treffen, werden die Änderungen nicht gespeichert.
#Beschreibung der Tabelle
Die Tabelle zeigt eine Liste der noch ausstehenden Zahlungen, die noch bearbeitet werden können.
Tabelleninhalt:
- VE: das orangene "VE" - Symbol bedeutet, dass sich die Rechnung noch in der Vorerfassung befindet.
- WF: das blaue "WF" - Symbol bedeutet, dass die Rechnung aus dem Workflow importiert wurde.
- Lieferant: Name des Lieferanten. Falls kein Lieferant angezeigt wird, stammt diese Rechnung noch aus der Vorerfassung (noch nicht verbucht) und es deutet darauf hin, dass der Lieferant im Buchhaltungssystem noch nicht angelegt ist.
- Rechnungsdatum: Erkanntes Rechnungsdatum.
- RgNr/Ref.: (Rechnungsnummer/Zahlungsreferenz) - In diesem Feld werden die Daten entsprechend der Zuordnungshierarchie angezeigt: 1) Zahlungsreferenz 2) interne Rechnungsnummer 3) Rechnungsnummer. Umlaute im Feld sind erlaubt. Wenn die Rechnung mit diesen 3 Werten importiert wurde, wird in der RgNr/Re.die Zahlungsreferenz angezeigt.
- Rechnungsnummer: Falls auf der Rechnung keine Zahlungsreferenz angegeben ist, wird die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz für Überweisungen verwendet. Achten Sie auf die zulässigen Zeichen.
- Interne Rechnungsnummer: Hier wird die externe (laufende) Rechnungsnummer angezeigt.
- Zahlungsreferenz - In diesem Feld wird die Zahlungsreferenz angezeigt, falls sie auf der Rechnung angegeben ist.
- Text: Verbuchungstext - üblicherweise erkannter Lieferant.
- Betrag: Rechnungsbetrag.
- Offen (Offener Betrag): Betrag, der noch offen ist.
- Kondition: Hinterlegte Zahlungskondition, die geändert werden kann und das Zahlungsziel neu berechnet.
- Ziel: Zahlungsziel in Tagen.
- Fälligkeitsdatum: Datum, an dem die Rechnung fällig ist.
- SK-%: Der Skonto-Prozentsatz.
- SK-Datum: Datum zur Berücksichtigung des Skontos, nur wenn Skontokonditionen vorhanden sind.
- IBAN: Wird aus dem hinterlegten Lieferantenkonto oder der Rechnung ausgelesen, IBAN auch mit Leerzeichen erlaubt.
- BIC - Dieses Feld ist wichtig für Zahlungen mit finAPI, wenn Sie eine ausländische Rechnung bezahlen oder ein ausländisches Bankkonto haben.
- Betrag: Tatsächlich zu bezahlender Betrag, gegebenenfalls unter Berücksichtigung des Skontos.
- Bezahlen: Diese Checkbox ermöglicht die Auswahl einer Zeile. Durch Aktivieren gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können die Rechnungsnummer (Zahlungsreferenz), IBAN, Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungstext ändern. Hier können Sie festlegen, ob die Änderungen auch im Buchhaltungssystem des Lieferanten vorgenommen werden sollen (IBAN, Lieferkonditionen oder Lieferantenname) bevor Sie die Zahlung bestätigen oder ablehnen. Die Daten werden nicht gespeichert und nur für die aktuelle Zahlung verwendet.
- PDF: Wenn in der Buchhaltung vorhanden, wird hier die Rechnung angezeigt.
- Seitenanzeige Es wurde eine Seitenanzeige für Zahlungen eingeführt, um die Navigation zu erleichtern. Standardmäßig sind 15 Zeilen sichtbar, was eine schnellere Bearbeitung ermöglicht. In der rechten Ecke der Tabelle kann jedoch die Anzahl der angezeigten Zeilen individuell angepasst werden.
#Tabellenspalten anpassen und speichern
Die Spalteninhalte der Tabelle können angepasst werden. So funktioniert es.
#Neuerungen auf der Registerkarte „Zahlungen
Im Reiter 'Zahlungen' gibt es einige Neuerungen, die im Folgenden beschrieben werden:
1. Die Checkbox „Alle auswählen“ im Tabellen-Header des Reiters „Zahlungen“ soll nur die Rechnungen auf der aktuellen Seite (bzw. die Ergebnisse nach Suche/Filter) auswählen, und nicht wie bisher alle Rechnungen. Die Selektion wird seitenübergreifend und filterübergreifend gespeichert.
2. Außerdem zeigt ein neuer Button an, wie viele Rechnungen ausgewählt sind. Der Benutzer kann mit einem Klick alle Rechnungen abwählen:
3. Wenn Rechnungen Fehler aufweisen (z. B. fehlende IBAN), erscheint bei „Zahlen mit Datenträger“ und „Zahlen mit finAPI“ ein oranges Dreieck (auch im Popup neben dem ausgegrauten Bestätigen-Button). Der Benutzer kann „Zahlen mit Datenträger“ und „Zahlen mit finAPI“ auch dann auswählen, wenn Fehler vorliegen (z. B. fehlende IBAN oder BIC), und dort die fehlenden Informationen wie IBAN und BIC erneut eingeben.
4. In der Spalte „PDF“ kann der Benutzer nun nur noch ein PDF-Symbol sehen, daneben befindet sich eine Zahl, die angibt, wie viele Files die Rechnung enthält:
#Zahlung bearbeiten
Um eine Zahlungsaufforderung zu bearbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen (Checkbox) am rechten Rand der Tabelle. Editierbare Inhalte der Zeile werden unterstrichen angezeigt.
#Möglichkeiten eine Zahlungssumme zu bearbeiten
Durch Klicken auf die unterstrichene Summe in der Spalte "Payment" haben Sie folgende Möglichkeiten den offenen Betrag zu editieren.
1. Gesamtbetrag
2. Gesamtbetrag (bearbeitbar) – Skontos oder Rabatte
So haben Sie die Möglichkeit, beliebige Skontos oder Rabatte unabhängig von den Lieferanten- oder Rechnungskonditionen anpassen. Die Rabattersparnis wird automatisch berechnet, sobald Sie den Rabatt in Prozent oder als Betrag eingeben. Diese Informationen werden auch in der SEPA-Überweisung berücksichtigt.
3. Teilbetrag
Bei der Eingabe eines Teilbetrags haben Sie die Möglichkeit, einen Teil des Rechnungsbetrags zu zahlen.
Solange die Rechnung noch in der Vorerfassung ist, wird sie nach der Teilzahlung aus der Zahlungsliste im Payment entfernt. Sobald die Rechnung verbucht wurde, erscheint sie erneut mit dem verbleibenden Restbetrag in der Zahlungsliste.
#Zahlung überprüfen
Nachdem Sie die Zahlungen überprüft haben und auf "Zahlung" klicken, wird ein zusätzliches Feld angezeigt, in dem Sie Folgendes beachten sollten:
#Überweisungsdatum
Hier können Sie das Datum auswählen, an dem Sie die Zahlung durchführen möchten (standardmäßig wird das heutige Datum vorgeschlagen).
> Achtung! Zahlungen können nur für zukünftige Termine definiert werden.
#Einzeltransaktionen
Die generierte SEPA-Transaktionsdatei zur Übermittlung an die Bank kann optional auch Einzeltransaktionen für jede Rechnung enthalten, die dann einzeln unterzeichnet werden können.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Banken diese Funktion unterstützen. In diesem Fall sollten Sie nur die Transaktionen generieren, die Sie gemeinsam unterzeichnen möchten, und laden Sie diese separat in Ihr Telebanking hoch.
#Einzeltransaktionen in der Kanzlei
Eine Besonderheit bei der Verwendung von "Einzeltransaktionen" in der Kanzlei (ohne Whitelist) besteht darin, dass für jede Rechnung separate SEPA-Dateien generiert werden und dem Steuerberater als ZIP-Datei zum Download zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wird dem Klienten die Möglichkeit gegeben, jede Transaktion individuell zu unterschreiben.
#Zahlen mit FinAPI
Wir sind derzeit dabei, Logisth.AI mit dieser Schnittstelle zu erweitern. Ab dem dritten Quartal 2023 wird es dann möglich sein, SEPA-Zahlungen direkt über FinAPI in Logisth.AI durchzuführen.
FinAPI – ist eine Softwareplattform, die Finanzdaten von verschiedenen Banken und Finanzinstituten aggregiert und zur Verfügung stellt. Mit Hilfe von FinAPI können Sie Unternehmen auf sichere Weise auf Bankdaten zugreifen, Transaktionen durchführen, Kontoinformationen abrufen und andere Finanzdienstleistungen nutzen.
#SEPA File und PDF Zahlungsübersicht
Nachdem Sie die Zahlung getätigt haben, können Sie die SEPA-Datei oder die ZIP-Datei (bei mehreren Rechnungen mit Einzeltransaktionen) sowie die PDF-Zahlungsübersicht herunterladen.
Wenn Sie dies nicht bereits getan haben, finden Sie Ihre SEPA-Dateien und das PDF unter dem Reiter "Zahlungstransaktionen".
