Belegupload / Verbuchte Belege
#Benutzeroberfläche Belegupload
Die Menüpunkt Belegupload ist mit zwei Reitern gegliedert: Belegupload und Verbuchte Belege.
• Belegupload – Rechnungen werden hochgeladen und bearbeitet werden. Diese Oberfläche bietet ebenfalls auch eine Übersicht über Rechnungen, die noch bearbeitet und importiert werden müssen.
• Verbuchte Belege – Bietet eine Rechnungsansicht von Belegen, die erfolgreich in das Buchhaltungssystem importiert wurden.
#Filtermöglichkeiten
Rechnungen können nach folgenden Kriterien gefiltert werden.
- FiBu
- Periode – Auswählbar alle in der Tabelle angezeigten Zeiträume
- Symbol – filtern nach Buchungssymbol, z.B. AR (Ausgangsrechnung), ER (Eingangsrechnung)
- Suche – Ermöglicht die Suche nach allen sichtbaren Informationen in der Tabelle, einschließlich Bezeichnungen wie ER (Eingangsrechnungen), Dateinamen, Datum und Periode
Falls ein Buchungssymbol mehrere Unterkategorien aufweist, wie beispielsweise ER-Test1, ER-Test2 und ER-Test3, wird nur das Hauptbuchungssymbol in der Filteroption 'Symbol' angezeigt. Dadurch werden alle Elemente angezeigt, die diesem Buchungssymbol zugeordnet sind. Mithilfe des Suchfelds ist es jedoch möglich, eine detaillierte Suche nach den spezifischen Buchungssymbolen durchzuführen.
> Achtung! > > Unter 'Symbole' werden die im Buchhaltungssystem definierten Buchhaltungssymbole (BS) angezeigt. Bei fehlendem Buchungssymbol bitte Ihren Steuerberater kontaktieren.
#Aktionen
#1. Hochladen
Mit dem Hochladen-Button können Rechnungen hochgeladen werden, alternativ ist dies auch über die Belegverarbeitung, per Logisth.AI-APP oder Mail-Import möglich.
> Tipp > > Rechnungen per Drag-and-Drop hochladen, das File einfach auf den Hochladen-Button ziehen.
Nach Auswahl der hochzuladenden Rechnung erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem weitere relevante Informationen festlegen werden.
- Daten auswählen – Rechnungsdatei mit "Öffnen"auswählen
- Papierkorb – alle Dateien werden aus dem Upload-Fenster gelöscht
- Fibu auswählen
- Periode der Rechnung wählen
- Buchungssymbol – z.B. Eingangsrechnung-ER
#1.1. Quelleangabe zum Belegupload
Die Spalte 'Quelle' bietet eine Übersicht darüber, auf welchem Weg die Belege hochgeladen wurden.
- per Mail-Import
- per Logisth.AI APP
- direkt über Logisth.AI-Desktop 'Belegupload'
#2. Bearbeiten
Nachträglich können unter 'Bearbeiten' Rechnungsangaben, wie FiBu, Periode und Buchungssymbol angepasst werden.
#2.1 Bearbeiten – Verschieben in Dokumente
Sollten Dateien versehentlich in der falschen Kategorie 'Belege' oder 'Dokumente' hochgeladen worden sein, bietet die Aktion unter 'Bearbeiten' 'Verschieben in Dokumente' die Möglichkeit, die Dateien zu verschieben. Dies funktioniert auch in umgekehrter Richtung.
> Achtung! > Diese Funktion benötigt die Berechtigung Belege und Dokument Manager.
#2.2. Vorgang nach 'Verschieben in Dokumente'
- Zum Menüpunkt 'Dokument' wechseln
- Verschobenes Datei auswählen
- 'Bearbeiten' klicken
- 'Kategorie' und 'Betreff' definieren
- Um die Angaben zu speichern, auf 'Bearbeiten' klicken
- Das Dokument befindet sich nun in der Dokumentenliste
#3. Herunterladen
Für das Herunterladen von Belegen steht die Aktion 'Herunterladen' zur Verfügung. Dabei können einzelne oder mehrere Rechnungsdateien ausgewählt werden. Eine ZIP-Datei wird für den Download erstellt.
#4. Freigabe
Belege und Dokumente erhalten zunächst den Status 'Gesperrt' mit einem roten Schloss. Mit der 'Freigabe' wechselt er zum grünen offenen Schloss, und anschließend ist der Import möglich. Diese Aktion dient zum Arbeiten im Mini-Workflow.
Hier findet man Praxisbeispiele zum Arbeiten im Mini-Workflow.
Achtung!
Ein Beleg kann ohne Freigabe nicht importiert werden!
#5. Import
Nach der Freigabe können Rechnungen in die Belegverarbeitung importiert werden.
Achtung! Alle ausgewählten Rechnungen benötigen die gleiche FiBu, Periode und Buchungssymbol.
#6. Reset
Um einen Beleg aus der Belegverarbeitung zurückzuholen, nutzt man den 'Reset'-Button. Durch diese Aktion wird die Rechnung vom der 'Belegverarbeitungs' wieder zum 'Belegupload' verschoben.
#7. Löschen
Mit 'Löschen' können Rechnungen entfernt werden. Die Checkboxen in der Tabelle ermöglichen auch das gleichzeitige Löschen mehrerer Belege.
Achtung!
Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
#8. Abschließen – Periode abschließen
Die Aktion 'Abschließen' signalisiert dem Steuerberater das Ende einer Periode und informiert über den abgeschlossenen Upload sowie die Freigabe der Rechnungen für einen bestimmten Monat.
Hinweis:
Die Periode ist dabei allerdings nicht abgeschlossen, wodurch weiterhin das Hochladen von Rechnungen möglich ist.
Achtung! Die Perioden können nur abgeschlossen werden, wenn alle Rechnungen freigegeben sind.
Nach dem Abschluss kann der Steuerberater die Bearbeitung der Rechnungen fortsetzen. Die zugehörige E-Mail-Benachrichtigung wird an die im Buchhaltungssystem definierte Person als Buchhalter oder direkt an die Kanzlei gesendet.
Hinweis für einen Kanzlei-Admin!
Als Buchalter können auch der verantwortliche Buchhalter oder Scanner sowie eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Mehr Info HIER...
#Zeitlimit – nach 400 Tage gelöscht
Die Rechnungen unter Belegupload sind auf Logisth.AI 400 Tage lang verfügbar.
14 Tage vor Ablauf der Frist werden die Belege in der Spalte "Datum" als GELB markiert. Danach wechselt der Status auf ROT, welches bedeutet, dass das Zeitlimit abgelaufen ist und dass die Datei in Kürze gelöscht wird!
#Verbuchte Belege
Unter dem Reiter 'Verbuchte Belege' werden alle Belege angezeigt, die über den Belegupload importiert und an den Steuerberater übermittelt wurden.
Achtung!
Belege, die über die 'Belegverarbeitung' mit der Aktion 'Rechnung übermitteln' an den Steuerberater übermittelt wurden, werden unter 'Verbuchte Belege' NICHT angezeigt.
#Zeitlimit – nach 30 Tagen gelöscht
Die verbuchten Rechnungen werden nach 30 Tagen aus der Übersicht gelöscht.