Aktionen im Workflow
Im Workflow stehen je nach Berechtigung verschiedene Aktionen zur Bearbeitung von Rechnungen zur Verfügung.
#Delegieren
Delegieren → Rechnung einem anderen Benutzer der aktuellen Regel oder einem Admin zuweisen, bzw. Processoren falls die Rechnung in der letzten Stufe ist.
- Mir zuweisen → Shortcut zu „Delegieren“, um sich selbst zuzuweisen
- Nicht zuständig → Nur aktiv, wenn die Rechnung einem selbst zugewiesen ist; entfernt die Zuweisung
- Zurückweisen → Rechnung wird eine Freigabestufe zurückgesetzt, Zuweisung wird entfernt, Status = „Abgelehnt“. Falls die Freigabestufe 0 ist, wird die Rechnung dem ursprünglichen Uploader zugewiesen.
#Freigeben
Mit dieser Aktion gibt der zuständige Benutzer die Rechnung frei. Je nach Workflow-Konfiguration wird die Rechnung anschließend für eine weitere Freigabestufe oder für den Import in das Buchhaltungssystem vorbereitet.
Hinweis
- Wenn ein Freigeber 1 eine Rechnung unterhalb seines Limits freigibt, gilt die Rechnung als freigegeben.
- Wenn ein Freigeber 1 eine Rechnung oberhalb seines Limits freigibtDie Rechnung benötigt weiterhin
- Gibt Freigeber 1 eine Rechnung frei, deren Betrag über seinem definierten Freigabelimit liegt, ist die Rechnung noch nicht endgültig freigegeben.
Achtung! In diesem Fall ist zusätzlich eine Freigabe erforderlich durch:
- einen anderen Freigeber 1 mit höherem Freigabelimit oder
- einen Freigeber 2.
Gibt ein Freigeber 2 die Rechnung frei, gilt sie als endgültig freigegeben – unabhängig vom Rechnungsbetrag.
#Übermitteln
Mit dieser Aktion wird die Rechnung direkt in das Buchaltungssystem importiert.
Achtung! Bitte beachten Sie, ob in Ihrer Kanzlei das direkte Verbuchen verwendet wird. Diese Information ist direkt neben der Aktion ersichtlich.
Ist das direkte Verbuchen aktiviert und sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, wird die Rechnung unmittelbar in das Verbuchen übernommen. - Weitere Informationen zum direkten Verbuchen finden Sie HIER.
#Löschen
Mit dieser Aktion wird eine Rechnung endgültig gelöscht. Der Löschvorgang ist unwiderruflich, eine Wiederherstellung der Rechnung ist nicht möglich.
#Storno
Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn die Einstellung 65100 „Storno erlauben (Buchung erfolgt in der Vorerfassung mit Kommentar)“ aktiviert ist.
In diesem Fall wird die Rechnung in die Vorerfassung importiert und mit dem Kommentar „Gelöscht von Workflow – nicht verbuchen“ versehen.
#Manage - NUR WF PRO (Coming soon)
Diese Aktion steht ausschließlich Workflow-Admin-Benutzern zur Verfügung und NUR bei der Nutzung von Workflow Pro. Hier können die Freigaberegeln einer Rechnung angepasst werden, insbesondere der zuständige Benutzer sowie die aktuelle Freigabestufe.