Cockpit
#Cockpit: Übersicht für Kanzleimitarbeiter
Das Cockpit bietet eine zentrale Übersicht für alle Kanzleimitarbeiter, in der alle Änderungen an Kundenbelegen und -dokumenten angezeigt werden.
- Wenn ein User Belege oder Dokumente hochlädt oder freigibt, wird dies in der Cockpit-Übersichtstabelle angezeigt.
- Es werden nur Kunden angezeigt, die mindestens ein hochgeladenes oder freigegebenes Dokument haben.
- Klienten ohne hochgeladene oder freigegebene Dokumente erscheinen nicht in der Liste.
- Wichtig: Sobald Rechnungen oder Dokumente bearbeitet wurden, verschwinden sie aus dem Cockpit. Sie finden bearbeitete Rechnungen unter „Belegupload > Belegmappe“ oder „Dokumente > Dokumentenmappe“.
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TIPP! Diese Liste dient als To-Do-Liste für Kanzleimitarbeiter, um alle relevanten Aufgaben zu verfolgen.
#Cockpit-Tabelle:
In der Cockpit-Maske haben Steuerberater die Möglichkeit, verschiedene Optionen für Rechnungen und Dokumente auszuwählen:
- Mit Selbstverbucher: Für Klienten-User mit der Berechtigung „Scanner“, die Belege selbst ins Buchhaltungssystem importieren dürfen.
- Hochgeladene Rechnungen
- Freigegebene und nicht importierte Dokumente
- Hochgeladene Dokumente
- Meine Kunden - umfasst alle Kunden, die dem zuständigen Buchhalter zugeordnet sind, einschließlich der Urlaubsvertretung.
- Sonstige Kunden - sind alle anderen Kunden der Kanzlei.
Achtung! Die Optionen können nach Belieben durch Klicken auf den rechten Pfeil aktiviert oder deaktiviert werden. Die Auswahl bleibt für den Benutzer und die Sitzung gespeichert.
Wenn Sie auf die Anzahl der z.B. freigegebenen Rechnungen klicken, öffnet sich ein neues Fenster im Cockpit, in dem alle Kunden-Dateien sowie eine Vorschau der Dateien angezeigt werden.
#Filter im Cockpit
Mit den Filterfunktionen können Sie nach Fibu-Nr., Buchungssymbolen und Perioden filtern.
Wichtig: Wählen Sie immer zuerst die Fibu-Nr. aus. Im Hintergrund werden dazugehörige Buchungssymbole und offene Perioden abgefragt und zur Auswahl gestellt.
#Favoriten-Funktion nutzen
Unterhalb der beiden Tabellen haben Sie die Möglichkeit, Favoriten zu definieren.
Wenn Sie einen Klienten mit dem blauen Stern markieren (siehe Beispiel 1), wird dieser Klient künftig immer zuerst angezeigt. Dadurch können die bevorzugten Klienten schneller ausgewählt und die Belege effizienter bearbeitet werden.
Es ist möglich, nach freigeschalteten oder nach hochgeladenen Rechnungen zu filtern.
#Massenverarbeitung im Cockpit
- Wählen Sie die Dateien aus, die Sie bearbeiten möchten.
- Sie können die Fibu-Nr., das Buchungssymbol und den Zeitraum für mehrere Dateien gleichzeitig ändern.
- Klicken Sie auf das Speichern-Symbol, um die Änderungen zu speichern.
- Nach der Auswahl der Änderungen werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten – bitte bestätigen Sie dies.
#Bearbeitung von einzelnen Dateien
Bei jeder Datei können Sie Fibu-Nr., Buchungssymbol und Zeitraum ändern. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol rechts neben der Fibu-Nr., um ein kleines Fenster zu öffnen, in dem Sie die Änderungen vornehmen können.
#Cockpit Aktionen
#Import und Freigabe von Dateien
- Sie können mehrere Dateien gleichzeitig freigeben oder in die Belegverarbeitung importieren. Nutzen Sie dazu die Buttons „Freigeben“ oder „Import“.
- Wichtig: Achten Sie darauf, nur Rechnungen aus derselben Periode und mit demselben Buchungssymbol zu importieren, um Fehler zu vermeiden.
#Dateien herunterladen und entfernen
- Wenn Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“ klicken, werden alle ausgewählten Dateien als ZIP-Datei zusammengefasst und heruntergeladen.
- Mit der „Entfernen“-Schaltfläche können Sie eine oder mehrere Dateien auswählen und löschen. Achtung: Dieser Vorgang ist unwiderruflich.