Eingabe der Klienten Daten
Auf der linken Seite unter Belegverarbeitung können Sie die Kundendaten anpassen.
Nach Eingabe der Klienten Nummer oder Kundennamen, wird auf den aktuellen Kundenstamm in der Datenbank zugegriffen und die hinterlegten Stammdaten (Kundenname, UID, verfügbare offene FibuNr. und deren Buchsymbole, etc.) angezeigt.
#1. Kundenbezogene Felder
#1.1. Kundennummer/Kundenname/Kunden abfragen
Nach Eingabe der Kundennummer bzw. Suchfunktion (textuell) werden mittels „Kunden abfragen“ die Stammdaten aus der Buchhaltung geladen und angezeigt.
Achtung! Die Anzeige des hinterlegten Firmennamens - ist nicht editierbar.
#1.1.1. BMD - auswählbare FIBU
Es werden nur Klienten angezeigt bzw. können gesucht werden, bei denen
- Fibu nicht älter als 2 Jahre
- Die Fibu darf keine konsolidierte Fibu sein mehr dazu im Kapitel "BMD Konfiguration; Kundenspezifische Steuerung des Gegenkontos".
- zumindest ein Buch in der Vorerfassung im Buchaltungssystem angelegt worden ist
- die Buchsymbole vom Typ Rechnung oder Zahlung sind (Nicht definiert Buchsymbole werden nicht angezeigt)
- offenen Perioden bzw. nicht gesperrte Fibu haben. Hinweis: Bei Abschluss der letzten Periode eines Geschäftsjahres auf die Neuanlage einer neuen Fibu nicht vergessen!
#1.1.2. DATEV - auswählbare FIBU
Fibus werden nur angezeigt (gerechnet ab Tagesdatum):
- Monatsbuchhalter der letzten 45 Tage
- Quartalsbuchhalter der letzten 3 Monate + 45 Tage
- Jahresbuchhalter der letzten 15 Monate
Hinweis: Diese Regel wird auch für Buchungsperiode angewandt. Es wird nur das Rechnungsdatum bis zur aktuellen Periode erkannt.
Wird der Klient im Feld „Kundennummer“ in der Suchmaske nicht gefunden, sind die obigen Kriterien nicht erfüllt.
*Für Benutzer mit genau definierten Firmen (Whitelists) sind nur diese in einer Dropdown-Liste auswählbar.
#1.2. UID
Die UID-Nummer ist für die Erkennung des Lieferanten bzw. Kunden (Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung) wesentlich, da sonst unter Umständen der eigene Klient als Lieferant/Kunde erkannt wird. Es wird nur die primäre UID-Nr. angezeigt (bei Filialen).
#1.3. Filiale
Hier können Sie Rechnungen einer Filiale zuordnen, die jedoch in Ihrem Buchhaltungssystem definiert sein sollte. Ist die Filiale nicht in der Buchhaltung definiert, wird das Fenster für den gewählten Klienten nicht angezeigt.
#1.4. USt.-befreit
Für umsatzsteuerbefreite/nicht umsatzsteuerbare Unternehmen, wenn dieser Punkt aktiv gesetzt wird, liefert Logisth.AI nur Bruttobeträge (ohne Umsatzsteuer-codes und -prozentsätze der eventuell am Beleg ausgewiesene Umsatzsteuer) an.
Achtung für BMD- User Dieses Feld wird nur dann automatisch aktiviert, wenn Sie im BMD unter den FIBU-Stammdaten | UVA/Meldungen | Feld 128 – Unrechte Steuerbefreiung mit „Ja“ aktivieren.
#1.5. Quartalsperiode
Auswahl zwischen Monats- oder Quartalverbuchung. Dieses wird aus den Stammdaten der Fibu übernommen.
Achtung für BMD- User Folgende Einstellung im BMD wird für diesen Punkt benötigt, unter FIBU-Stammdaten | 69 – UVA-Abgabezeitraum | „quartalsweise“ angeben.
Beim Belegsymbol „KA“ (nicht ZM, UB) muss das Belegdatum in dieser Periode liegen. Ist das nicht der Fall, wird ein Datum aus dieser Periode an die Buchhaltung geliefert (üblicherweise das gleiche Datum, der davor gereihten Rechnung).
In der Periode werden bei Quartalsverbuchung die Symbole Q1-Q4 angezeigt.
Die Anlieferung der Daten erfolgt mit dem letzten Monat des Quartals.
#1.6. ext. Belegnr. (Externe Belegnummer)
Bei der Auswahl (hauptsächlich bei Kassarechnungen) der externen Belegnummer wird zusätzlich zur Rechnungsnummer auf der Rechnung die nächste fortlaufende Nummer der Rechnung direkt von der Buchhaltung vergeben. Ein zusätzliches Feld für die nächste freie Belegnummer wird unten eingeblendet.
Wenn Sie Eingangsrechnungen weiterhin mit einer internen Belegnummer buchen, sollten Sie auch den Punkt „ext. Belegnr.“ aktivieren, sodass der Beleg die nächst freie Belegnummer zugewiesen bekommt.
#2. Buchhaltungsrelevante Felder
#2.1. FibuNr. (Finanzbuchhaltungsnummer)
Alle für diesen Klienten offenen Fibus. Ohne Auswahl einer FibuNr. kein automatischer Import in Vorerfassung/Buchen möglich.
Die jeweils aktuelle FibuNr. aus den Firmenstammdaten wird angeboten.
Achtung! Falls keine Vorerfassungssymbole in der aktuellen FibuNr definiert sind, wird die letzte aktuelle Fibu angeboten.
#2.2. Buchungstyp/Verfügbare Buchsymbole für BMD
Anzeige der in der Vorerfassung/Buchen verfügbaren Buchungskreise für die ausgewählte FibuNr. Es können beliebige Buchungssymbole für die Vorerfassung angelegt und für den Import verwendet werden. Buchungsperiode
• Monat/Jahr • Quartal (Q1-Q4)
Abgeschlossene Perioden und Perioden aus der Zukunft sind nicht auswählbar.
#2.3. Buchungstyp/Verfügbare Buchsymbole für DATEV
Folgende Buchsymbole stehen zur Verfügung:
- Ein Buch für Eingangsrechnungen
- Ein Buch für Ausgangsrechnungen
- Pro Kassakonto Bücher für Kassa
Je nach Firmentyp (Bilanzierer) gibt es die Bücher für Eingangs- und Ausgangsrechnungen:
- Bei einem Bilanzierer: Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung.
- Bei einem Bilanzierer und bei allen anderen Firmen: Kassensymbole.
- Hier wird jedes verfügbare Kassakonto als eigenes Untersymbol angezeigt:
Die verfügbaren Kassasymbole können durch Sperren der entsprechenden Kassa Sachkonten reduziert werden.
#3. Sonstiges
#3.1. Gegenkonto - BMD
Das im Buch hinterlegte Gegenkonto aus den Stammdaten der jeweiligen FibuNr. /Buchungssymbol wird angezeigt. Unter "Kundenspezifische Steuerung des Gegenkontos" erhalten Sie detaillierte Informationen über die Buchungssperre von Konten und Fixkonten Einstellungen in BMD.
#3.2. Nächste Belegnummer
nächste freie Belegnummer aus Journal und Vorerfassung nicht nach Datum sortieren Standardmäßig werden die Belege nach ihrem Datum sortiert. Mit dieser Einstellung werden die Belege nach der Reihenfolge in der Datei sortiert. Diese Einstellung wird für jede Klienten Nummer gespeichert und bei der nächsten Verwendung wieder vorgeschlagen.
#3.3. E-Mail-Adresse für Batch-Lauf Verständigung
Zusätzlich zur Benachrichtigung des angemeldeten Benutzers wird der Buchhalter nach erfolgreichem Import in die Vorerfassung benachrichtigt.
Der dem Klienten zugeordnete Buchhalter wird vorgeschlagen.
Die Liste der verfügbaren Buchhalter wird beim Login in Logisth.AI geladen.
Achtung! Falls ein Buchhalter nicht in der Liste enthalten ist, wurde er, möglicherweise erst nach dem Login, einem Klienten zugeordnet. Bitte aus- und einloggen.
#3.4. Kommentar
Zusatzinformation, die bei der Benachrichtigungs-E-Mail mitgeschickt wird.
#3.5. Import
Nach Eingabe der Klienten Nummer werden vom Klienten hochgeladene und freigegebene Rechnungen aus der Belege und Dokuemnten zur Auswahl angeboten.