Rechnungen übermitteln
Nach dem Trennen der Seiten, dem Prüfen und Speichern aller Änderungen können die Belege über die folgende Schaltflächen bearbeitet werden:
- Im Workflow bearbeiten (Import in WF - für den Freigabeprozess)
- Rechnungen übermitteln (Direktimport in das Buchhaltungssystem)
Sobald die Belege vollständig in das Buchhaltungssystem importiert sind, wird eine ZIP-Datei erstellt, die alle erkannten PDF-Dateien und eine CSV-Datei enthält. Diese ZIP-Datei wird hauptsächlich für Steuerberater und zur Kontrolle verwendet; in seltenen Fällen dient sie auch der Problemlösung. '
#Information über Ergebnisse
Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Buchhalter und die Scankraft über den abgeschlossenen Scanprozess gesendet
Informationen in der Benachrichtigungs Email:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Email-Betreff | Klientennummer/Fibu/Periode/Jahr und Status mit Anzahl der Rechnungen |
| Anhang | Logfile des Imports zur Analyse im Fehlerfall |
| Dokumente importiert | Anzahl der importierten Dokumente - muss mit der Anzahl der Rechnungen übereinstimmen |
| Fibunr | |
| Belegzeilen | 1 Rechnung mit 2 Splitzeilen entsprechen 2 Belegzeilen |
| Rechnungen | Anzahl der importierten Rechnungen |
| Gesamtssumme |
Optionale Felder:
| Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| KDLF angelegt | Automatisch angelegte Kunden/Lieferanten (falls aktiviert) |
| KDLF übernommen | Automatisch aktualisierte Kunden/Lieferanten (falls aktiviert) |
| Gelesene Kunden/Lieferantenstammdaten (bei AR/ER Symbolen) | Aus der Buchhaltung übernommene Kunden/Lieferanten. Hinweis: Falls 0, sind entweder keine Lieferanten angelegt oder es lag ein Fehler im Backend vor |
| Gegenkonto | Gegenkonto bei Kassensymbolen |
| Belegnummer | Erste vergebene Belegnummer bei Kassensymbolen |
| Skonto abziehen | |
| Ust befreit | Anzeige der BMD-Einstellung bzw. der Auswahl in der Belegverarbeitung des Klienten. Bei Ust-befreiten Klienten wird keine Mwst angeliefert |
| nicht sortieren | Nicht sortieren wurde vom Benutzer gewählt |
| Kostenstellen anliefern | Falls Kostenstellen generell aktiviert und beim Klienten Kostenstellen/Kostenschlüssel definiert sind, werden diese gelernt bzw. angeliefert |
| Kommentar | Falls ein Kommentar beim Verbuchen übergeben wurde |
| Blindverbucht | Anzahl der verbuchten Belege in Buchen. Dazu muss das Modul Blindverbuchung aktiviert sein |
| Periode geändert/geöffnet | Für Monat 13: Import in geschlossenes Monat mit automatischer Aufhebung der Periodensperre (nur wenn konfiguriert) |
Für Konverter und Payment kann bzw. wird auch in "Buchen" bzw. "Personen" importiert.
#Fehlerhafter Import
Während des Bearbeitungs- oder Übertragungsvorgangs können Fehler auftreten. Die häufigsten Fehlermeldungen sind:
- Ungültiges Datei-Format
Wenn beim Datenimport einzelne Datensätze nicht korrekt importiert werden konnten, liegt dies in der Regel an einer falschen Formatierung der Datei oder einer falschen Schriftkodierung.
In solchen Fällen sollte der Support kontaktiert und die Original-Rechnungen als Anhang in die E-Mail eingefügt werden.
- Ungültige FiBu Nummer oder Buchungssymbol
Wenn die Importdatei eine ungültige FiBu-Nummer oder ein ungültiges Buchhaltungssymbol enthält, konnte die Dateiübertragung nicht durchgeführt werden. Die Klienteneinstellungen und die entsprechenden Buchhaltungssystemeinstellungen sollten überprüft werden.
Anschließend ist die FiBu-Nummer oder das Buchungssymbol im Buchhaltungssystem zu aktualisieren, sich erneut in Logisth.ai einzuloggen und den Import erneut durchzuführen.