Wenn Sie gerade mit der Erstkonfiguration beginnen, finden Sie unter Erstkonfiguration Handbuch/BMD Erstkonfiguration wichtige Punkte, die Sie einstellen sollten, bevor Sie mit der weiteren Konfiguration beginnen.
• 10600 Mitarbeiter muss im BMD existieren für die Übernahme der Rechte (Email Adresse stimmt überein) - wenn nicht aktiviert, bekommt der Mitarbeiter Zugriff auf alle Firmen wenn der Mitarbeiter nicht existiert
Achtung! User in Logisth.AI (Mitarbeiter), bei denen das Matching nicht passt, haben nun keinen Zugriff auf Firmen. Anschließend muss die E-Mail-Adresse in BMD korrekt hinterlegt werden.
Achtung! Wenn der Mitarbeiter ein Admin ist, erhält er Zugang zu allen Firmen, es sei denn, sie stimmen mit den entsprechenden Kriterien überein; in diesem Fall gilt das oben Gesagte.
Defaut : ON
• 20100 Sende immer E-Mail an zuständigen Buchhalter beim Import
Beim Import von Rechnungen wird immer eine E-Mail an den zuständigen Buchhalter versendet. Dies erfolgt zusätzlich zu den E-Mail-Adressen, die der Benutzer in der Belegverarbeitung unter „E-Mail für Batch-Benachrichtigung „auswählt.
Hinweis: Kunden-User können keine beliebige E-Mail-Adresse angeben. Mehr dazu unter Einstellung 50700 und 50701.
• 30000 Automatische Anlage Aufgabe bei Dokumentenimport
Automatische Anlage einer Aufgabe in BMD beim zuständigen Buchhalter nach erfolgreichem Import eines Dokuments.
• 30010 Fristanlage bei Dokumentenimport
Automatische Erstellung einer Frist in BMD mit dem zuständigen Buchhalter nach erfolgreichem Import eines Dokuments.
• 50500 Zeige konsolidierte Fibus in der Belegverarbeitung
Um eine konsolidierte Fibu in Logisth.AI anzuzeigen, können sie diese Einstellung aktivieren.
Hinweis: Da in konsolidierten Fibus nicht importiert werden kann, werden diese nicht angezeigt. Dieses Feature ist eigentlich nur für das Logisth.AI Team angedacht.
• 50600 Externe Belegnummer bei ER/AR Default ein
In der Regel wird nur mit externen Belegnummern (externe Belegnummer ist eine fortlaufende Nummer) bei Kassa gearbeitet und dies in der Belegverarbeitung angeboten. Mit diesem Setting können Sie das in der Belegverarbeitung per default auch für ER/AR aktivieren. Default: nicht aktiviert.
Hinweis: Unter Belegverarbeitung wird dies als externe Belegnummer bezeichnet. Das wird unter der Rechnungsansicht im Bearbeitungsmodus als "Laufende Nummer" bezeichnet. Unter Zahlungen (Payment) wird dies als Interne Belegnummer bezeichnet.
• 50760 Währung auf € immer konvertieren bei neuen KDLF auch wenn Fibu Fremdwährungskonten erlaubt
Bei BMD wird nur dann bei einem neu angelegten Kunden/Lieferanten auf die eingestellte Standardwährung (z.b. EUR) konvertiert, wenn keine Fremdwährungskonten in der Fibu zugelassen werden.
Hintergrund: der Lieferant kann dann als Fremdwährungslieferant angelegt werden und in diesem Fall möchte man keine Währungskonvertierung. Soll jedoch immer auf die Standardwährung umgerechnet werden (obwohl Fremdwährungskonten in dieser Fibu erlaubt) kann das aktiviert werden.
• 60000 Buchungssymbol für Payment
Um Rechnungen zu bezahlen, ist es wichtig, dass ein Buchsymbol für die Auszifferung vorhanden und hinterlegt ist. Ohne dieser Angabe ist es nicht möglich, eine Zahlung vorzunehmen. Zusätzlich muss entweder das schwebende Konto bei der Bank hinterlegt sein oder im Kontenrahmen ein spezielles Konto für Zahlungen (falls für alle Klienten dasselbe) festgelegt sein. Diese Informationen sind essenziell, um eine reibungslose Abwicklung von Zahlungen zu ermöglichen.
• 60200 Payment mit Vorerfassung
Normalerweise laden die Kunden Belege hoch (Vorerfassung, noch nicht gebucht) und dann werden die Belege unter Zahlungen bezahlt. Mit der Aktivierung werden die importierten Belege auch aus der Vorerfassung unter Belegsuche (orange markiert) und unter Zahlungen sichtbar.
Hinweis: Dies ist nur möglich, wenn ein Kunde/Lieferant bereits angelegt wurde - sonst kann er nicht ausgeziffert werden und die Rechnung ist nicht unter Zahlungen sichtbar.
Hinweis 2: Es ist möglich, beim Import automatisch Kunden/Lieferanten anzulegen (siehe 80200). Leider wird dann bei einer Verbuchung in der BMD der Ausgleich nicht zugeordnet (der Saldo des Kontos ist zwar auf 0, wurde aber nicht ausgeziffert). Dies muss dann manuell in der BMD gestartet werden.
• 70100 Kostenstellen lernen bei allen Klienten
Kostenstellen für alle Klienten lernen. Soll dies nur für bestimmte Klienten geschehen (in der Regel deaktiviert), kann das freie Feld INS_FREIFELD4 verwendet werden (bitte eine 1 in dieses Feld in BMD eintragen).
• 70200 Lerne Gegenkonten aus dem zugehörigen Standardkontenrahmen
Default: ON
Es ist sinnvoll, gebuchte Gegenkonten aus dem zugehörigen Standardkontenrahmen zu lernen, wenn Sie bei den Klienten denselben Standardkontenrahmen verwenden.
Beispiel: Wenn bei Klient A die A1 Telekomrechnung auf das Sachkonto 7380 gebucht wird, wird dieses Sachkonto auch für eine ähnliche Rechnung bei Klient B vorgeschlagen (sofern das Konto in dem Fibu Kontenrahmen vorhanden ist).
Hinweis: Dabei wird nicht überprüft, ob die Sachkonten denselben Text haben.
• 70300 Anlegen von gelernten Gegenkonten im Fibu Kontenrahmen aus dem Standardkontenrahmen
Normalerweise werden bei Einstellung 70200 nur Konten die im Fibu Kontenrahmen des betreffenden Klienten vorhanden sind, gelernt - aber nicht das Konto aus dem Standardkontorahmen genommen. In diesem Fall wird dann das Konto aus dem Standardkontorahmen genommen und im Fibu Kontorahmen angelegt.
• 70400 Learned Live (langsamer)
Nur zum Testen/Präsentieren. Führt im Standardbetrieb zu Performanceproblemen und kann nur von uns aktiviert werden. Sinnvoll, wenn etwas verbucht wird und man gleich in der nächsten Minute herzeigen will, dass Konten gelernt wurden. Normalerweise werden Konten nur einmal pro Tag gelernt.
• 80200 Automatisches Update Kunden/Lieferantenstammdaten bei Import
Für eine optimale Kunden/Lieferantenerkennung ist die Pflege der Stammdaten erforderlich.
Logisth.AI unterstützt die Stammdatenpflege und bietet bei installiertem Feldmakro Kunden/Lieferanten die Anlage und Update an.
Angelegt bzw. geändert wird nur, wenn: a) entweder eine UID Nummer auf der Rechnung erkannt wurde b) oder der Kunde in der Rechnungsansicht den erkannten Kunden/Lieferanten bestätigt/übernommen bzw. eingegeben hat.
Achtung! Dieses Modul ist kostenpflichtig und muss extra bestellt und eingerichtet werden.
Die Übergabe der Buchungssätze erfolgt entweder als prozentuale Aufteilung bei gleichen Gegenkonten oder als Splitbuchungen bei ungleichen Gegenkonten. Gleiches gilt, wenn es unterschiedliche Steuersätze gibt und diese in eine Splitbuchung aufgeteilt werden müssen, zum Beispiel bei Metro-Rechnungen. Es gibt folgende Varianten:
• 90110 Nummer Zuständigkeitsbereich Scanner
In BMD kann eine spezielle Kategorie für Scankräfte erstellt werden, der auch die Klienten zugeordnet werden können. Die Idee dahinter ist, dass nur wenige Scankräfte alle Belege einer Kanzlei bearbeiten, und daher sollen nur diese Personen informiert werden, wenn beispielsweise Belege hochgeladen oder Perioden abgeschlossen werden. Dadurch wird die Kommunikation gezielter und effizienter gestaltet.
• 90310 Vorerfassungsmodell Import
Für die Anlage oder Aktualisierung von Kunden und Lieferanten ist ein spezielles Modell erforderlich. Dieses Modell kann ausschließlich von uns geändert werden.