Belegupload mit E-Mail-Import-Funktion

Die Mail-Import-Funktion bietet ein automatisches Hochladen von Belegen über eine E-Mail-Adresse.

#Einrichtung der E-Mail-Import-Funktion

Der Steuerberater erstellt für jedes Buchhaltungssymbol eine spezifische E-Mail-Adresse für den Belegimport. Wird der Beleg an diese E-Mail-Adresse gesendet, wird dieser automatisch auf Logisth.AI im 'Belegupload' hochgeladen. Nun kann der Beleg im 'Belegupload' freigegeben und weiter bearbeitet werden.

Hinweis: Für jedes Buchungssymbol (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) wird vom Steuerberater eine eigene E-Mail-Adresse angelegt, wie hier beschrieben | Admin-Handbuch | Einstellungen | Kundeneinstellungen | Mail-Import

Diese Adressen helfen dem System, die Belege richtig zuzuordnen.

#Welche Dateiformate können importiert werden?

Derzeit werden ausschließlich PDF-Dateien unterstützt. (Stand: Nov 2023)

#E-Mail-Import bei mehr als 100 Rechnungen

Beim Import einer größeren Anzahl von Rechnungen per E-Mail sind einige technische Voraussetzungen und Einschränkungen zu beachten.

Für einen reibungslosen Import gelten insbesondere folgende Punkte:

Bitte beachten Sie, dass bei einer sehr großen Anzahl von Rechnungen – beispielsweise bei mehr als 100 Rechnungen in einer E-Mail – keine pauschale Garantie für eine vollständig und reibungslos erfolgreiche Verarbeitung gegeben werden kann.

Wir empfehlen daher, größere Mengen an Rechnungen auf mehrere E-Mails aufzuteilen. Dadurch können mögliche Probleme aufgrund der Verarbeitungszeit oder der maximal zulässigen Dateigröße vermieden werden.

#Jahreswechsel Mail Import

Achtung! Beim Mailimport wird der Zeitraum des Monats, in dem der Beleg gesendet wird, sowie die aktuelle Fibu übernommen.

Es wird davon ausgegangen, dass in z.B. der Periode im Januar die Fibu 2024 eingefügt wurde. Falls dies nicht der Fall ist, wird erwartet, dass die Belege beispielsweise in Fibu 2023 mit der Periode 01/2024 liegen.

Bitte beim Jahreswechsel darauf achten, die Fibu im Buchhaltungssystem anzupassen oder direkt unter Belegupload.

#Benachrichtigungen

Nach dem erfolgreichen Hochladen einer Rechnung wird per E-Mail eine Importbestätigung versandt. Diese wird auch an den zuständigen Steuerberater oder Buchhalter verschickt.

Tipp!

Diese Mailadressen können als Kontakt im E-Mail-System gespeichert werden. Dabei ist zu beachten, dass jedes Buchhaltungssymbol, wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Registrierkasse, eine eigene E-Mail-Adresse hat.

Beispiel für die Verwendung mit Outlook Beispiel für die Verwendung im Outlook

Beispiel für die Verwendung mit Outlook

Diese Mailadressen können als Kontakt im E-Mail-System gespeichert werden. Dabei ist zu beachten, dass jedes Buchhaltungssymbol, wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Registrierkasse, eine eigene E-Mail-Adresse hat.

Beispiel für die Verwendung mit Outlook