Arbeiten im Mini-Workflow

Folgende Beispiele sollen zeigen, wie der sogenannte 'Mini-Workflow' im Belegupload genutzt werden kann.

• Arbeiten im Mini-Workflow
  • Beispiel 1: Hochladen und Freigabe durch einen Benutzer
  • Beispiel 2: Hochladen und Freigabe durch verschiedene Benutzer
  • Beispiel 3: Hochladen, Freigeben und Perioden abschließen
  • Beispiel 4: Belege übermitteln mit der Belegverarbeitung statt dem Belegupload

Achtung!

Die Berechtigungen sind abhängig von der Konfiguration durch den Steuerberater. Bei Fragen bitte direkt an den Steuerberater wenden.

#Beispiel 1: Hochladen und Freigabe durch einen Benutzer

• Anna Schmidt – Berechtigung: Beleguploader und Belegfreigeber (Klient)

1. Anna Schmidt lädt ihre Rechnungen hoch, indem sie die Aktion 'Hochladen' auswählt und die Dateien ins Pop-Up-Fenster zieht. Die hochgeladenen Rechnungen befinden sich zunächst im Status 'Gesperrt' (Erkennbar am roten Schloss-Symbol).
2. Anna Schmidt wählt die hochgeladenen Rechnungen aus und gibt sie frei, indem sie auf die Aktion 'Freigeben' klickt.
3. Nun kann der Steuerberater die Rechnung weiterverarbeiten, indem er sie in die 'Belegverarbeitung' ladet.

#Beispiel 2: Hochladen und Freigabe durch verschiedene Benutzer

• Max Mustermann – Berechtigung: Beleguploader (Klient-Mitarbeiter)
• Andreas Müller – Berechtigung: Belegfreigeber (Klient)

1. Max Mustermann lädt Rechnungen unter 'Belegupload' hoch. Die hochgeladenen Rechnungen befinden sich zunächst im Status 'Gesperrt' (Erkennbar am roten Schloss-Symbol).
2. Andreas Müller, sein Kollege, kann die gesperrte Rechnungen nun durch die Aktion 'Freigeben' freischalten.
3. Nachdem Andreas Müller die Rechnungen entsperrt hat, kann sein Steuerberater die entsperrten Rechnungen in die Belegverarbeitung laden.

#Beispiel 3: Hochladen, Freigeben und Perioden abschließen

• Andrea Schmidt – Berechtigung: Beleguploader, Belegimporter und Belegfreigeber (Klient)

1. Wenn Andrea Schmidt alle Belege für die letzte Periode hochgeladen und freigegeben hat, kann sie die Periode auch abschließen, indem sie die Aktion 'Abschließen' wählt.
2. Der betreuende Buchhalter in der Kanzlei erhält eine Benachrichtigung über den Periodenabschluss und kann die weiteren Schritte in der Buchhaltung durchführen.

Die Aktion 'Abschließen' signalisiert den Abschluss eines Buchungszeitraums (Periode) und sendet eine Benachrichtigung an den Steuerberater, dass alle relevanten Rechnungen hochgeladen und freigegeben wurden. Der Steuerberater kann dann mit der weiteren Verarbeitung und Abrechnung fortfahren.

#Beispiel 4: Belege übermitteln mit der Belegverarbeitung statt dem Belegupload

• Anna Schmidt – Berechtigung: Scanner und Belegfreigeber (Klient)

1. Anna Schmidt kann gesperrte Belege freigeben, mit der Aktion 'Import' kann sie die freigegebenen Belege in die Belegverarbeitung importieren.
2. In der Belegverarbeitung hat sie nun weitere Möglichkeiten, die Rechnung anzupassen.
3. Mit der Aktion 'Rechnung übermitteln' in der Belegverarbeitung kann sie die Belege nun auch direkt in das Buchhaltungssystem übertragen.