Kassabuch erfassen und verwalten
#Voraussetzungen für die Nutzung
Bevor das Kassabuch in unserer Anwendung verwendet werden kann, muss zunächst in BMD/Datev ein Kassabuch vorhanden sein.
- BMD: Kassabuch in der Vorerfassung.
- Datev: Als Kassa definiertes Konto.
#Auswahl eines Kassabuchs
Wählen Sie das gewünschte Kassabuch aus. In der Übersicht werden folgende Informationen angezeigt:
- Buchsymbol
- Kontobezeichnung
- Zugeordnetes Konto
- Aktueller Kassasaldo
Um zur Übersicht aller Kassabücher zurückzukommen drücken Sie den Button rechts neben der ausgewählten Kassa.
#Anlegen einer neuen Periode
- Nach Auswahl des Kassabuchs wird ein „+“-Symbol angezeigt.
- Klicken Sie auf das „+“-Symbol.
- Legen Sie die erste Periode (Monat) an.
- Definieren Sie: den Startsaldo und die erste Belegnummer
Nach dem Anlegen der Periode können Kassabewegungen erfasst werden.
#Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Nach Erstellung der Periode ist automatisch ein neuer Eintrag mit dem aktuellen Datum vorhanden.
#Spalten der Buchungserfassung
- Datum - Rechnungs- bzw. Belegdatum.
- Belegnummer - Die Belegnummer wird automatisch fortlaufend vergeben.
- Text - Beschreibung oder Verwendungszweck des Belegs.
- Einnahmen - Erfassung von Kasseneingängen als positiver Betrag.
- Ausgaben - Erfassung von Kassenausgängen als positiver Betrag. Die Verbuchung erfolgt automatisch als Ausgabe.
- PDF - Upload/Ansicht/Löschen der zugehörigen PDF-Datei (z. B. Rechnung oder Beleg).
- Saldo - Anzeige des aktuellen Kassastandes auf Basis des Startsaldos und der erfassten Buchungen.
#Bearbeiten von Buchungen
Solange eine Periode offen ist, können bestehende Buchungen bearbeitet werden.
Klicken Sie dazu auf das Häkchen am Anfang der jeweiligen Zeile. Anschließend können Datum, Text, Einnahmen/Ausgaben und PDF geändert/bearbeitet werden.
#Speichern von Änderungen
Nach jeder Neuerfassung oder Änderung müssen die Daten gespeichert werden.
Hinweis: Beim Speichern werden gegebenenfalls die Belegnummern, nach Datum aufsteigend, neu vergeben. Nicht gespeicherte Änderungen werden nicht übernommen.
#Export der Kassabuchdaten
Für offene und abgeschlossene Perioden steht ein CSV-Export zur Verfügung. Dieser ermöglicht eine einfache Kontrolle und Weiterverarbeitung der Daten.
#Abschluss einer Periode
Sobald alle Kassenbewegungen eines Monats vollständig erfasst wurden, kann die Periode über „Periode abschließen“ abgeschlossen werden. Dadurch wird der Import in ihr Buchhaltungssystem gestartet.
Nach dem Abschluss wird die betreffende Periode rot markiert. Dies kennzeichnet, dass die Periode abgeschlossen ist und keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.
Buchungen und Änderungen in einer abgeschlossenen Periode sind nicht mehr möglich. Sobald die vorangegangene Periode abgeschlossen ist kann die nächste Periode angelegt werden. Eine noch offene bzw. aktive Periode ist grün markiert und kann bearbeitet werden.
