Rechnung im Workflow verarbeiten
Nach dem hochladen einer Rechnung in der Belegverarbeitung, können Sie mit dem Button „im Workflow verarbeiten“ gleich direkt starten.
Entsprechend der Rolle im Unternehmen wird dem User im Workflow eine Berechtigung zugeordnet, anhand derer er die Rechnungen bearbeiten kann.
Unter Workflow Berechtigungen finden Sie die genaue Beschreibung!
#1. Rechnung in einen Workflow senden
Nach dem Hochladen der Rechnung im der Belegverarbeitung, mit Klick "Im Workflow verarbeiten“ schicken Sie einen Rechnung in einen Workflow.
Achtung! Tätigkeit möglich mit der Berechtigung WF-Uploader.
Nachdem die Rechnung in den Workflow importiert wurde, erhält sie zunächst entweder den Status „Zugewiesen“ oder „Gespeichert“. Die genaue Zuweisung hängt von den Systemeinstellungen ab.
- Status „Zugewiesen“:
- Die Rechnung erhält diesen Status, wenn die Einstellung 65200 „Automatisches Zuweisen an den Uploader“ aktiviert ist.
- In diesem Fall wird die Rechnung automatisch der Person zugewiesen, die sie hochgeladen hat.
- Status „Gespeichert“:
- Wenn die Einstellung 65200 nicht aktiviert ist, erhält die Rechnung den Status „Gespeichert“.Die Rechnung muss in diesem Fall manuell einer Person zugewiesen werden.
- Status „Zugewiesen“:
- Wenn die Einstellung 65200 nicht aktiviert ist, erhält die Rechnung den Status „Gespeichert“.Die Rechnung muss in diesem Fall manuell einer Person zugewiesen werden.
Mögliche Status-Angaben finden Sie hier im Handbuch.
#2. Rechnung im Workflow bearbeiten
Folgende Möglichkeiten steht Ihnen zur Verfügung:
- 2.1. Delegieren
- 2.1.1 Rechnung zur Freigabe delegieren
- 2.1.2. delegieren mit „Sofort Freigeben“
- 2.1.3. delegieren mit „Sofort Übermitteln“
- 2.2. Rechnung zurückweisen
- 2.3. Rechnungen freigeben
- 2.3.1 Rechnung freigeben - für Benutzer mit Berechtigungen für WF-Freigeber 1 oder WF-Freigeber 2
- 2.3.2 Rechnung freigeben - für Benutzer mit Berechtigungen für WF-Freigeber 1, WF-Freigeber 2 und WF-Prozessor
- 2.4. Rechnung übermitteln
- 2.5. Rechnung löschen
#2.1. Delegieren
(Alte Version bekannt als „Rechnung zuweisen“)
Mit dem Button „Delegieren“ können Sie eine oder mehrere Rechnungen gleichzeitig einer Person im Workflow zuweisen oder zurückweisen.
Der Status der Rechnung ändert sich dann in „Zugewiesen“ oder „Zurückgewiesen“.
#Drei Möglichkeiten eine Rechnung zu delegieren.
Achtung! Unter "Delegieren" gibt es drei Möglichkeiten, eine Rechnung zu delegieren, abhängig von den verfügbaren Berechtigungen des Users. Wenn eines dieser Rechte nicht verfügbar sind wird die mögliche Option nicht angezeigt.
#2.1.1. Rechnung zur Freigabe delegieren
Achtung! Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer über die folgenden Berechtigungen:
- WF-Uploader verfügt.
Mit „Delegieren“ öffnet sich ein Fenster und Sie können die Rechnung einen der möglichen Freigeber zuweisen.
Im Anschluss erhält die Rechnung den Status „Zugewiesen“.
#2.1.2. delegieren mit "Sofort Freigeben
Achtung! Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer über die folgenden Berechtigungen:
- WF-Uploader und WF-Freigeber verfügt.
Mit dieser Auswahlmöglichkeit kann man eine Rechnung gleichzeitig delegieren und freigeben bzw. direkt an einen WF-Prozessor zur Übermittlung übergeben**.
Die Rechnung erhält den Status „Freigegeben“.
#2.1.3. delegieren mit Sofort Übermitteln
Achtung! Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer über die folgenden Berechtigungen:
- WF-Uploader, WF-Freigeber und WF-Prozessor verfügt.
Mit „Sofort Übermitteln“ wird die Rechnung gleich direkt freigegeben und an das Buchhaltungssystem übermittelt, damit sollen Schritte im Freigabeprozess eingespart werden.
Damit ist die Rechnung durch den Freigabe- und Importprozess gelaufen und im Workflow nicht mehr sichtbar!
2.2 Rechnung zurückweisen
Wenn die Rechnung zurückgewiesen wird, wird sie an den WF-Uploader zurückgewiesen, unabhängig von der Rolle des Users, der die Rechnung zurückweist.
#2.3. Rechnung freigeben
(Alte Version: Rechnung freigeben)
#2.3.1 Rechnung freigeben - für Benutzer mit Berechtigungen für WF-Freigeber 1 oder WF-Freigeber 2
Möglich nur für Rechnungen mit dem Status "Zugewiesen".
Wenn ein " WF-Freigeber " eine ihm zugewiesene Rechnung kontrolliert, kann er die Rechnung "freigeben" und einem " WF-Prozessor " zum Import freischalten.
Achtung!: Freigeber mit einem Rechnungslimit
Es kann vorkommen, dass dem "Freigeber" ein Limit für die Freigabe der Rechnung auferlegt wurde. In diesem Fall muss er die Rechnung zunächst an "Freigeber 2" weiterleiten, damit diese Person die Freigabe kontrolliert und die Rechnung schließlich endgültig frei gibt.
Das Limit für den Freigeber 1 ist in den Profil-Einstellungen - Whitelist einzustellen.
#2.3.2 Rechnung freigeben - für Benutzer mit Berechtigungen für WF-Freigeber 1, WF-Freigeber 2 und WF-Prozessor
Wenn der Benutzer über die Berechnungen "WF-Freigeber als auch WF-Prozessor" verfügt, ist die Funktion "Sofort Übermitteln" sichtbar.
Hier kann man die Rechnung selbst direkt im Buchhaltungssystem freigeben und übermitteln, indem man auf die Schaltfläche "Sofort übermitteln" klickt. Auf diese Weise wird die Rechnung mit dem Status "zugewiesen" direkt in die Buchhaltung importiert und ist somit nicht mehr unter der Workflow-Tabelle sichtbar.
#2.4. Übermitteln
(Alte Version: Rechnung übermitteln)
Der "Prozessor" ist das letzte Glied in der Prozesskette und besitz als Einziger die Berechtigung eine Rechnung zu übermitteln.
Nach diesem Schritt ist der Workflow abgeschlossen und die Rechnungen werden nicht mehr in der Liste angezeigt. Alle Zwischenschritte werden dokumentiert und als zusätzlichen Seite dem PDF zugeführt. Das Rechnungsprotokoll erscheint auf der letzten Seite der importierten Rechnung in das Buchhaltungssystem.
#2.5. Löschen / Stornieren
(Alte Version: Rechnung stornieren und Rechnung löschen)
Mit dem Symbol "Löschen" gibt es immer noch zwei Optionen, die jedoch in den allgemeinen Einstellungen einmalig für das gesamte Kanzlei festgehalten werden sollten.
Achtung! Bitte besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie den Löschbutton als Löschung oder Stornierung verwenden können.
Optionen:
- Löschen - damit werden die ausgewählten Rechnungen direkt gelöscht und sind im System nicht mehr sichtbar.
- Storno - wird in das Buchhaltungssystem mit einem zusätzlichen Kommentar "Storno" importiert.
Mehr Informationen dazu finden Sie unter Logisth.AI Erstkonfiguration - Allgemeine Einstellungen - Workflow.