Workflow Berechtigungen

Es stehen Ihnen folgende 5 Berechtigungen zur Nutzung des Workflows zu Verfügung.

Workflow-Uploader: Dieser Benutzer kann Rechnungen über die Belegverarbeitung im Workflow mit "Im Workflow verarbeiten" hochladen.

Workflow-Freigeber: Der Benutzer kann Rechnungen, bis zu einem gesetzten Rechnungslimit, freigeben. Der Limitbetrag wird in der Whitelist pro Kunde definiert:

Workflow-Freigeber 2: Wird das Rechnungslimit von Freigeber 1 überschritten, geht die Rechnung zusätzlich noch an Freigeber 2 um sie freizugeben.

Workflow Prozessor: Der Benutzer kann die Rechnungen in der Vorerfassung im Buchhaltungssystem zum Import freigeben.

Workflow-Admin: Dieser Benutzer kann die Rechnungen aller Benutzer im Workflow sehen.

Alle Benutzer können Rechnungen löschen, Rechnungen zuweisen und Rechnungen zurückweisen. Ein Benutzer kann je nach kanzleiinterner Struktur über mehrere Berechtigungen gleichzeitig verfügen.

Achtung! Ab Mai 2023 haben Sie die Möglichkeit, diesen Prozess über die allgemeinen Einstellungen zu verkürzen, indem Sie für Ihre Kanzlei die "automatische Zuordnung zum Uploader" festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Logisth.AI Erstkonfiguration > Allgemeine Einstellungen > Workflow.

Um diese Einstellung sinnvoll nutzen zu können, ist es erforderlich, dass der Benutzer sowohl die Uploader- als auch die Freigabeberechtigung hat.

Bearbeitungsstatus:

• Gespeichert: Wenn die Einstellung 65200 nicht aktiviert ist, erhält die Rechnung den Status „Gespeichert“. In diesem Fall muss die Rechnung manuell einer Person zugewiesen werden.

• Zugewiesen: Dieser Status wird der Rechnung zugewiesen, wenn die Einstellung 65200 „Automatisches Zuweisen an den Uploader“ aktiviert ist. Die Rechnung wird dann automatisch der Person zugewiesen, die sie hochgeladen hat.

• Zurückgewiesen: Wenn die Rechnung zurückgewiesen wird, geht sie an den WF-Uploader zurück, unabhängig von der Rolle des Nutzers, der die Zurückweisung vornimmt.

• Freigegeben: Die Rechnung wurde für den Import freigegeben.

• Gesperrt: Eine Rechnung wird als "gesperrt" angezeigt, wenn ein Freigeber eine Rechnung freigeben möchte, der Rechnungsbetrag jedoch über seinem Limit liegt (das Limit ist unter der Whitelist definiert). Die Rechnung kann auch bei einem „gesperrt“ - Status delegiert werden.

• Verbucht: Die Rechnung wurde in die Vorerfassung importiert.

• Storno: Dieser Status kann nur auftreten, wenn die Einstellung 65100 „Storno erlauben (Buchung erfolgt in der Vorerfassung mit Kommentar)“ aktiviert ist. In diesem Fall wird die Rechnung in die Vorerfassung mit dem Kommentar "Gelöscht von Workflow - nicht verbuchen" importiert.