Belegupload mit E-Mail-Import-Funktion
Die Mail-Import-Funktion bietet ein automatisches Hochladen von Belegen über eine E-Mail-Adresse.
#Einrichtung der E-Mail-Import-Funktion
Der Steuerberater erstellt für jedes Buchhaltungssymbol eine spezifische E-Mail-Adresse für den Belegimport. Wird der Beleg an diese E-Mail-Adresse gesendet, wird dieser automatisch auf Logisth.AI im 'Belegupload' hochgeladen. Nun kann der Beleg im 'Belegupload' freigegeben und weiter bearbeitet werden.
Hinweis: Für jedes Buchungssymbol (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) wird vom Steuerberater eine eigene E-Mail-Adresse angelegt, wie hier beschrieben | Admin-Handbuch | Einstellungen | Kundeneinstellungen | Mail-Import
Diese Adressen helfen dem System, die Belege richtig zuzuordnen.
Diese Adressen helfen dem System, die Belege richtig zuzuordnen.
#Welche Dateiformate können importiert werden?
Derzeit werden ausschließlich PDF-Dateien unterstützt. (Stand: Nov 2023)
#Jahreswechsel Mail Import
Achtung! Beim Mailimport wird der Zeitraum des Monats, in dem der Beleg gesendet wird, sowie die aktuelle Fibu übernommen.
Es wird davon ausgegangen, dass in z.B. der Periode im Januar die Fibu 2024 eingefügt wurde. Falls dies nicht der Fall ist, wird erwartet, dass die Belege beispielsweise in Fibu 2023 mit der Periode 01/2024 liegen.
Bitte beim Jahreswechsel darauf achten, die Fibu im Buchhaltungssystem anzupassen oder direkt unter Belegupload.
#Benachrichtigungen
Nach dem erfolgreichen Hochladen einer Rechnung wird per E-Mail eine Importbestätigung versandt. Diese wird auch an den zuständigen Steuerberater oder Buchhalter verschickt.
> Tipp!
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> Diese Mailadressen können als Kontakt im E-Mail-System gespeichert werden. Dabei ist zu beachten, dass jedes Buchhaltungssymbol, wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Registrierkasse, eine eigene E-Mail-Adresse hat.
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> Beispiel für die Verwendung im Outlook